Control de activo fijo

Activo Fijo
El control de activo fijo se basa en mantener un registro fiel del mobiliario y equipo de una empresa o institucion - sillas, mesas, computadoras, maquinaria, vehiculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto mas grande sea la institucion mayor sera la necesidad de llevar un registro correcto de cada bien.
Este control en necesario debido a que una parte importante el valorcontable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.
Ademas se requiere llevar un control debido a que las empresas pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los impuestos a pagar.
De acuerdo con las leyes de diferentes paises el nivel de depreciacion es una funcion de la vida util de cada articulo. Es necesario llevar el control, ya que cada bien tiene unperiodo diferente de depreciacion - por ejemplo en Mexico, Automoviles a 4 años, Escritorios a 10 años, Equipo de computo a 3 años, Inmuebles a 10 años, Carros de ferrocarril a 16.7 años, etc. (LISR articulo 40).
Problematica
Aunque el problema parece simple en primera instancia, se llega a complicar de manera creciente. Mas que todo cuando se tienen que considerar los movimientos internos deestos activos fijos. Por ejemplo cuando una silla o escritorio es movido de una ubicacion a otra. Muchas veces cada departamento es responsable de los activos que posee y los movimientos involucran una mayor cantidad de papeleo interno. Conforme pasa el tiempo y sin un control es mucho mas dificil el poder saber que cosa esta en cual lugar.
Metodologia
El proceso de control se puede dividir en 3etapas - Identificacion, Captura en Bases de Datos, Control Interno.
Identificacion
Para poder llevar un control es necesario poder identificar cada articulo que pertenece al activo fijo.
Con frecuencia es importante el definir lo que se considera un activo fijo a lo que es se va a la cuenta de gastos. Esto es un parametro contable. Por ejemplo se puede considerar que una engrapadora es activofijo? Normalmente se fija un valor arriba del cual un bien se considera como activo fijo, por decir US$20.00 y que su vida util sobrepase un año por lo menos. Esta definicion cambiara de empresa a empresa y se tiene que corroborar con el departamento de contabilidad.
La identificacion fisica se realiza mediante la impresion una etiqueta autoadherible que contiene un numero unico de registro. Estenumero esta en codigo de barras normalmente en Codigo C128. Este numero debe ser individual y unico - NO puede repetirse. Ademas debera de permanecer adherido al bien durante toda su vida util.
La impresion se realiza con una impresora de transferencia termica que utiliza un ribbon de resina para larga duracion. Para mayor informacion consulte nuestra pagina de impresoras de transferencia termica.Para la mayoria de los activos fijos como mesas, sillas, equipo electronico, entre otros se usan etiquetas autoadheribles de poliester con adhesivo especial que aguante por lo menos 5 años. Estas etiquetas aguantan el mal trato que les puede dar un usuario y su uso es generalizado.
En los materiales de Poliester existen dos materiales principales. Uno es material poliester de color blanco y elotro de color gris metalico. Por ser fabricados del mismo material y del mismo adhesivo estas etiquetas tienen caracteristicas similares (calibre de 2 mils, adhesivo acrilico, rango de temperatura de -40ºC a 150ºC, Tension 18,000 psi, maxima adhesion en 72 horas). Sin embargo su uso se enfoca a diferentes ambientes.
Poliester Blanco se usa con materiales lisos libres de polvo y grasa, quepermanecen en lugares cerrados a relativas bajas temperaturas. Por ejemplo escritorios, sillas, mesas, equipo de computo, anaqueles, lamparas, telefonos, entre otros.
Poliester Gris se usa con materiales lisos libres de polvo y grasa, que estan expuestos a rangos de temperatura un poco mas altos. Este material tiene una pelicula metalica que le da la textura de color gris metalico y le permite disipar...