Control Interno

Auditoría I
Caso: Control Interno

26/05/2010



Caso: Control interno

Lo siguiente es la descripción de ventas y recibos de efectivo para Ladys Fashion, una tienda detallista que vende ropa exclusiva para dama. Las ventas se hacen en efectivo o a crédito, utilizando la misma facturación de la tienda en lugar de tarjetas de crédito.

Cadavendedor o vendedora tiene su propio libro de ventas con comprobantes de ventas pre-numerados con tres copias de diferentes colores y que están perforados. Sólo se utiliza una caja registradora central. Ésta es operada por el supervisor de la tienda que ha trabajado 10 años y que fue contratado por Alice Simpson, propietaria de la tienda. La caja registradora está ubicada a la entrada de la tienda, deesta forma el operador controla para evitar el robo de prendas.

Las vendedoras preparan las facturas de ventas por triplicado. El original y la primera copia se dan al cajero. La segunda copia la conserva la vendedora en su libro de ventas. Cuando la venta es en efectivo, el cliente paga directamente a la vendedora, quien anota en las tres copias la leyenda “pagado” y da el dinero al cajero conlas copias de la factura.

Todas las prendas se colocan en cajas o paquetes, esto lo hace el supervisor después de comparar las prendas adquiridas con la descripción de la factura y el precio de la etiqueta. También vuelve a verificar los cálculos de la vendedora. La vendedora aprueba cualquier corrección. En ese momento la vendedora hace los cambios correspondientes en su libro de ventas.

Unaventa a crédito es aprobada por el supervisor a partir de una lista de crédito aprobada después que la vendedora prepara la factura en tres copias. En seguida el supervisor captura la venta en su caja registradora como venta a crédito o en efectivo. La segunda copia de la factura, que ha sido validada por la caja registradora se la da al cliente.

Al final del día el supervisor hace una suma delas ventas y el efectivo y compara los totales con la cinta de la caja registradora. El supervisor deposita el efectivo una vez acumulado el efectivo de cuatro días hábiles. Las copias de las facturas que tiene el cajero son enviadas a cuentas por cobrar junto con un resumen de los recibos del día.

Cada vendedor resume sus ventas cada día en un formato de resumen diario que se utiliza en partepara calcular las comisiones de los empleados. Marge, la contadora tiene prohibido manejar efectivo, recibe el resumen del supervisor y el formato de resumen diario de la vendedora. Todos los días, pone la información de las facturas de ventas en la computadora de la empresa, que proporciona una impresión completa de todos los datos y resúmenes. El resumen contable incluye las ventas que hacenlas vendedoras, las ventas en efectivo, las ventas al crédito y las ventas totales. Marge compara estos datos con los del supervisor y los resúmenes de las vendedoras y concilia todas las diferencias.

La computadora actualiza las cuentas por cobrar, el inventario y los archivos maestros del mayor. Después que se ha corrido en la computadora el procedimiento de actualización, la asistente deMarge archiva todas las facturas de venta por número del cliente. Una lista de los números de factura en secuencia numérica se incluye en la impresión de ventas.

Marge actualiza las cuentas por cobrar en el computador, conciliando los totales de entradas contra los comprobantes de depósito y diario de entradas de efectivo.

Marge prepara un balance de comprobación y de saldos semanal de lascuentas por cobrar utilizando el computador. También se prepara automáticamente una lista independiente de todas las facturas no pagadas por más de 60 días. Esto se le da a la Señora Simpson quien actúa como su propio ejecutivo de cobranza. También aprueba todos los ajustes por castigo de incobrables y envía una lista a Marge quien las elimina de los archivos.

Cada mes Marge prepara y envía por...