Control interno

Plan de Organización y Sistemas de Autorizaciones y Procedimientos de Registros

El Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir:
1. Un plan de organización que provea segregación adecua­da de las responsabilidades y deberes.
2. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.
Estos elementos son importantes individualmente por derecho propiopero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia impor­tante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfac­torio de todo el sistema.  Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que elsistema funcione.
1. EL PLAN DE ORGANIZACIÓN
Aunque un plan de organización apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las líneas de autoridad y responsabilidad.  Un elemento importante en cualquier plan de organización es la independencia de funciones de operación, custodia, contabilización yauditoría interna.  Esta independencia requiere la separación de deberes en tal formas que exis­tan registros fuera de un departamento que sirva de con­trol sobre sus actividades.  Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general.
Además de una apropiada división dedeberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada divi­sión para con la adhesión a los requerimientos de la política de la empresa.  Junto con esto debe ir la delega­ción de autoridad para afrontar tales responsabilidades. 
Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en las gráficas del manual de organización.  Debeevitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario.
Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de sucontabi­lización.
El objetivo del Plan de Organización es doble. Externamente, se trata de demostrar que el equipo promotor del proyecto está capacitado para afrontar y sacar adelante la nueva empresa. Internamente, se trata de asignar las distintas responsabilidades a las distintas personas que van a trabajar en la empresa.
Muchos proyectos han fracasado por el hecho de no haber establecidoclaramente las responsabilidades de cada miembro y por no haber adoptado una organización profesional desde el primer momento. Este aspecto de la empresa puede generar muchas tensiones entre el equipo emprendedor. Sin embargo, es bueno discutirlo antes sobre el papel pues siempre será mejor que discutirlo con la empresa en marcha y con problemas apremiantes que hagan aumentar la tensión.
ContenidoSocios y forma legal
Aquí es donde se describe con detalle quiénes serán los socios de la empresa y que aportaciones van a realizar. También es momento de dejar claro qué socios van a trabajar en la empresa y cuáles serán meros capitalistas. Cualquier otro pacto o acuerdo entre los socios sobre todo si no va a constar en los estatutos de la sociedad debe procurar discutirse en este momento....