Control operativo del área de ventas

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EL CONTROL INTERNO OPERATIVO DEL ÁREA DE VENTAS
1. INTRODUCCIÓN

El departamento de ventas realiza las funciones dirigidas al diseño de una estrategia comercial la cual participa con la gerencia en el diseño de la política de precios, además debe contemplar el control de gestión operativa y contable. Con la siguiente descripción pretendemos analizar el sistema de control analizar interno paragestión del área de ventas. Ésta área de la empresa debe estar integrada en una estructura interna que garantice la operativa comercial. Funciones del Departamento de ventas: . Creación de nuevos productos. Departamentos de ventas . Captación de nuevos clientes. . Distribución de los productos. . Garantizar el cobro. Objetivos Objetivos del análisis operativo del sistema de control interno para lagestión del área de ventas.

Proteger los intereses comerciales

Proteger la función financiera

Obtener información contable consistente y fiable

Crear proceso operativo integrado en la estructura.

2. EL CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE LAS VENTAS. En general podemos definir el control de gestión como un sistema integral de conocimiento orientado a un manejo eficaz y eficiente delos recursos humanos y materiales asignados a cada una de las áreas o subsistemas. Al igual que el área de compras sus objetivos se clasifica en: clasifican - Operacionales - Información financiera - Cumplimiento En concreto para esta área de ventas, el control interno ser un proceso de control para todas las actividades operativas y no como un control añadido.

3. ELEMENTOS QUE COMPONEN ELCIRCUITO OPERATIVO DE VENTAS A través del siguiente esquema reflejaremos las actividades básicas que componen el circuito operativo de ventas:
FUNCIÓN ACTIVIDADES SUBACTIVIDADES O TAREAS Centralización de necesidades de venta: selección del cliente y concesión de crédito. Condiciones comerciales y financieras Verificación cuantitativa y cualitativa. DOCUMENTO RIESGO DE INCUMPLIMIENTO Créditos aclientes de dudoso cobro

Aprobación de ventas. Ventas de mercadería y productos

Documento interno

Contratación

Contrato de venta: pedido

Desavenencias entre las partes por no especificar condiciones comerciales Incumplimiento del envío: cantidad y calidad

Envío de mercancías

Albarán

Función admón.

Reconocimiento de la venta

Determinar la cifra de ingresos.

FacturaFactura incorrecta

Función Contable

Normas de Valoración

Venta y HP IVA repercutido a clientes

La ausencia de controles podría conllevar errores en cifras e incluso fraudes.

A partir de este gráfico iremos describiendo cada actividad del proceso operativo de la gestión de ventas. 3.1. LA APROBACIÓN DE VENTAS: Selección de cliente y concesión del crédito.

El proceso se inicia con lademanda de los clientes que realizan un pedido a la empresa. A partir de ahí se analiza al cliente para evaluar si es conveniente o no la concesión del crédito. Para su ejecución debemos conocer: a) Revisar la situación del cliente y su posicionamiento en el mercado: productos que comercializa, condiciones del mercado, tamaño… b) Obtener información sobre la situación financiera de los clientespara afrontar las ventas.

c) Conocer las intenciones de futuro que tiene la empresa cliente. Para la autorización de las transacciones debemos crear una tabla con las condiciones comerciales sobre la solvencia del cliente. Dicha tabla debe reflejar por ejemplo la solvencia del cliente, forma de cobro, fecha de cobro, garantías y el límite del crédito. Una vez evaluado a los clientes la empresapodrá bien no autorizar la transacción o bien aceptarla. 3.2. EL CONTRATO DE VENTAS

Una vez analizada la capacidad del cliente, habrá que autorizar el contrato de la venta. Ese contrato se tendrán que firmar por ambas partes concretando: la identificación de los contratantes, el destino de la mercancía, las condiciones económicas y comerciales… A continuación analizamos el proceso operativo...
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