Control Se Activos Fijos

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
RECEPCIÓN
Funciones de la recepción de materiales
* Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el envío.
* Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
* Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
*Entregar la mercancía a los almacenes.
Normas para la recepción materiales
1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento).
3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad yprotección procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan
RESGUARDO
Se recibe del almacén copia de la Orden de Compra y copia de la factura.

Con la información de los documentos mencionados en el punto anterior, se elabora el resguardo de activo fijo FAA-6.1.3-01.

El encargado de activo fijorecaba firmas de autorización y de quien recibe el bien.
Se realiza el registro y control de los bienes muebles de activo fijo, en base a un sistema de cómputo y a la asignación de un número de control.

Se turna al Departamento de Contabilidad una copia del resguardo, para su registro contable.

CONTROL EN ALMACEN
El departamento de Fincamiento y Seguimiento de Pedidos debe precisar en elpedido oficial, fecha de entrega, la descripción especifica y técnica de los bienes requeridos, condiciones de entrega, pago, lugar de entrega, lo que el proveedor debe respetar.
El pedido oficial debe ser autorizado por el Subdirector de Recursos Materiales, el Jefe del Departamento de Seguimiento de Pedidos y el proveedor correspondiente.
La recepción del mobiliario y equipo que efectué elalmacén central, debe ser siempre en apego estricto a lo estipulado en el pedido oficial.
Al momento de recibir el activo fijo en las unidades, deben de efectuar las observaciones correspondientes en el resguardo de su activo fijo, así como anotar el nombre completo de la persona que recibe el activo fijo, su firma y el sello de recibido de la unidad.
El área de recepción de almacén general, debecontener:
* Mecanismos para cotejar, al momento de la recepción del activo fijo, contra el pedido oficial y la facturación, en cuanto a calidad, cantidad y precio.
* Informes relativos a la recepción del activo fijo
* Sistemas de control que garanticen la recepción del activo fijo en buen estado.
* Registros que permitan el adecuado control y vigilancia física del activo fijo de lasmercancías, efectuadas por los proveedores.
* Sistemas de control que garanticen el flujo de información correcta y oportuna sobre la recepción de los bienes.
ALTAS DE ACTIVO FIJO
Registrar y controlar el mobiliario y equipo que se reciba por concepto de donaciones o por su fabricación interna, para lo cual se debe notificar a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial,para que se le asigne el número de inventario correspondiente.
TRANSFERENCIA Y RESGUARDO ENTRE UNIDADES
TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Históricopara su conservación permanente;
TRIBUNAL: El Tribunal Electoral del Distrito Federal;
VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico;
VALORES PRIMARIOS: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su primera edad o de gestión, los cuales son: administrativo, legal y fiscal.
CONCILIACION MENSUAL...