Control y resguardo de Expedientes de Pedido en el Archivo C.V.G. BAUXILUM.

INTRODUCCIÓN

En las normas y procedimientos presentes en la empresa, que establecen los lineamientos para controlar los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Calidad, Ambiente y Seguridad, se encuentra una herramienta fundamental denominada “Practica Administrativa”.
Las Prácticas Administrativas tienen como objetivo principal establecer los pasos a seguir para estandarizar yregular un proceso administrativo que se presente dentro de la unidad o división.
En esta investigación se cumplió con la actualización del proceso de registro, control y resguardo de los expedientes de adquisición en el archivo, estableciendo los lineamientos como los exige el esquema del informe de Prácticas Administrativas en el cual deben regirse el personal de la División de Adquisición deBienes para la ejecución del mismo.

Para analizar la situación actual y a partir de esta, establecer las mejoras del proceso que ayudaran a la actualización de la practica y que sea eficiente, se utilizo un Diagrama de Flujo, el cual es una herramienta muy importante que representa la esquematización gráfica del proceso, es decir, describe y muestra gráficamente todos los pasos a seguir de unaactividad para alcanzar la solución de un problema.
Favorecen la comprensión al mostrarlo como un dibujo, el cerebro humano los reconoce muy fácilmente. Un buen diagrama de flujo remplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, como por ejemplo de conflictos, faltas de procedimientos, retardos del proceso ypuntos de decisión.





CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

CVG BAUXILUM es una empresa que se encuentra establecida en Venezuela específicamente en el Estado Bolívar, conformada por dos plantas, una ubicada en la zona de Los Pijiguaos que es la encargada de la explotación del mineral de la Bauxita, que lo transporta hacia la otra planta que está ubicada en la ZonaIndustrial Matanzas en Puerto Ordaz a través del rio Orinoco por medio de gabarras, donde se extrae la Alúmina separándola del resto del mineral que posee a través del proceso Bayer, esta alúmina es la principal materia prima para las empresas productoras de aluminio de la zona (Venalum y Alcasa), destinando también una parte de su producción al mercado internacional.
Dentro de todas las áreas ydepartamentos que conforman la empresa CVG BAUXILUM, se encuentra la Gerencia Logística que es la que está encargada de avalar y garantizar el abastecimiento de insumos, bienes, obras y servicios requeridos por la empresa en lo que corresponde a los términos de la calidad y rentabilidad exigidos.
En esta Gerencia se incluye la División de Adquisición de Bienes que cumple con la tarea delabastecimiento de los mismos, mediante una serie de procedimientos de consulta de precios, contratación directa y de los excluidos de la aplicación de las modalidades de selección, de conformidad con las leyes, normas y procedimientos establecidos.
En el año 2013 en la empresa se realizo una auditoría interna a las divisiones, en donde la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales,sub-legales, normas y procedimientos internos fueron presentadas en el “Informe Preliminar sobre Revisión de la legalidad en la procura de bienes, obras y servicios CVG BAUXILUM – MATANZAS”. Dentro de todos los aspectos que se trataron, para la División de Bienes corresponde un punto relacionado a los Expedientes de pedidos, ya que dentro de una muestra de setenta y seis (76) expedientessolicitados, tres de ellos, que representan aproximadamente el 4% no se encuentran en el archivo y no pudieron ser ubicados.
La situación se presenta ya que no se aplican de manera regular y constante el registro, control y resguardo de los expedientes de contratación; adicionalmente no se encuentran implantadas regulaciones para el acceso al archivo de cada unidad. Lo que conlleva a que no se disponga...