Correspondencia comercial

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  • Publicado: 7 de junio de 2011
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Correspondencia

En relación al ámbito comercial moviliza trabajo y capital, el cual pone en contacto a distintas personas entre sí, a empresas y a las distintas instituciones, en función de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el máximo rendimiento. Aquella que esta relacionada con las operaciones comerciales, negocios, compras, ventasprogramadas y todos aquellos movimientos internos y externos de una empresa.
De igual forma, requiere que se le preste atención particular en la exposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías, puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el conocimientopersonal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o cifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas materiales y morales.
Importancia

La correspondencia tiene especial importancia porque a través de ella se inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia de lacorrespondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de negociar, hacer negociaciones.

Eficacia de la correspondencia.

Se relaciona con laefectividad obtenida al lograr un propósito, por el cual se sustituye el trato personal y directo entre remitente y destinatario logrando su objetivo comunicacional.

Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.

1. Fijar claramente el objetivo del mensaje

2. Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus intereses, gustos, necesidades, sin perder de vista elobjetivo.

3. Planear cuidadosamente lo que se expresará.

4. Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos.

5. Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe.

6. No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se han escrito y publicado, son contraproducentes.7. Demostrar amabilidad y comprensión.

8. Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la lengua general, pero conocer también las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente.

9. Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos.

10. Evitar frases ambiguas.

11. Escribir una idea por párrafo.

12. Cuidar laestructura de las oraciones y darles sentido completo.

13. Asumir una actitud crítica y autocrítica

14. Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad de redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.

La Correspondencia se clasifica según:

1. Por su Destino:

* Públicas: son las que contienen información general a través de medios decomunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).

* Privadas: son todas aquellas que tratan la información de interés y carácter particular, comercial y oficial.

2. Por su Contenido:

* De primera clase: se basa solo a la información a través de cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, entre otros.

* De segunda clase: esta correspondencia está relacionada conpaquetes, bultos, muestras, valijas.

3. Por su Tramitación:

* Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
* Telegráficas: Se envía a través del servicio telegráfico; pueden ser teleradiograma y cablegramas,
* Internet: Correos electrónicos, redes sociales y blogs corporativos con fines comerciales y como herramientas de...
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