Creacion del archivo de datos

creacion del archivo de datos

El archivo de datos contiene la información variable dispuesta en forma de tabla, como una base de datos. Cada información relacionada con un mismo sujeto u objetoconstituye un registro y cada información específica, como nombre, dirección, etc., la constituye un campo. Así, en la tabla los campos corresponden a las columnas y los registros de las filas.

Parainiciar un archivo de datos es necesario realizar lo siguiente:

1. Entrar en el menú Herramientas y seleccionar la opción Cartas y correspondencia y luego Combinar correspondencia; con elloaparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre, en el que están representados los tres pasos básicos que ya vimos con anterioridad.

2. Dar clic en el botón Crear y elegir en el menú que aparece eltipo de documento que se desea, como: Cartas modelo, Etiquetas postales, Sobres o Catálogos.

3. Aparece entonces un cuadro de dialogo que nos pregunta si deseamos utilizar el documento activocomo documento principal, o bien, crear uno nuevo. Debemos elegir entonces la ventana activa, si es que se encuentra vacía o si contiene la información que deseamos utilizar. En otro caso, debemosseleccionar documento principal.

4. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia se habrán habilitado nuevas operaciones; entonces, hay que dar clic en el botón Obtener datos y seleccionar entreAbrir origen de datos (si es que ya existe) o Crear origen de datos.

5. En la ventana que se despliega al elegir Crear origen de datos, se definirá la estructura de la tabla que va a contener elarchivo secundario de combinación. En la lista de la derecha aparece una serie de campos que se utilizan habitualmente para almacenar direcciones de correo a fin de crear cartas personalizadas,sobres y etiquetas. En este momento debemos definir la estructura del origen de datos que consideramos necesaria, como se indica a continuación, y al terminar dar clic en el botón Aceptar.

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