Creacion del archivo de datos

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  • Publicado : 14 de marzo de 2012
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creacion del archivo de datos

El archivo de datos contiene la información variable dispuesta en forma de tabla, como una base de datos. Cada información relacionada con un mismo sujeto u objetoconstituye un registro y cada información específica, como nombre, dirección, etc., la constituye un campo. Así, en la tabla los campos corresponden a las columnas y los registros de las filas.

Parainiciar un archivo de datos es necesario realizar lo siguiente:

1. Entrar en el menú Herramientas y seleccionar la opción Cartas y correspondencia y luego Combinar correspondencia; con elloaparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre, en el que están representados los tres pasos básicos que ya vimos con anterioridad.

2. Dar clic en el botón Crear y elegir en el menú que aparece eltipo de documento que se desea, como: Cartas modelo, Etiquetas postales, Sobres o Catálogos.

3. Aparece entonces un cuadro de dialogo que nos pregunta si deseamos utilizar el documento activocomo documento principal, o bien, crear uno nuevo. Debemos elegir entonces la ventana activa, si es que se encuentra vacía o si contiene la información que deseamos utilizar. En otro caso, debemosseleccionar documento principal.

4. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia se habrán habilitado nuevas operaciones; entonces, hay que dar clic en el botón Obtener datos y seleccionar entreAbrir origen de datos (si es que ya existe) o Crear origen de datos.

5. En la ventana que se despliega al elegir Crear origen de datos, se definirá la estructura de la tabla que va a contener elarchivo secundario de combinación. En la lista de la derecha aparece una serie de campos que se utilizan habitualmente para almacenar direcciones de correo a fin de crear cartas personalizadas,sobres y etiquetas. En este momento debemos definir la estructura del origen de datos que consideramos necesaria, como se indica a continuación, y al terminar dar clic en el botón Aceptar.

• Para...
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