Cuentas por pagar, formularios y procedimientos de control interno

INTRODUCCION

Las Cuentas por Pagar, son cuentas de origen acreedor, estas se debitan cuando la empresa paga una deuda que tiene con terceros, mientras que se acreditan cuando la empresa contrae una deuda. Existen también los Documentos por Pagar, las cuales se dan en el caso de que la empresa contraiga una deuda garantizada por un documento.

Forman parte de las cuentas reales, las queforman parte integrante del balance general, se les denomina cuentas del balance General. De manera general las cuentas reales representan los bienes, derechos u obligaciones contractuales de la empresa.

ASPECTOS FUNDAMENTALES

Un pasivo es el conjunto o segmento cuantificable de las obligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles, de transferir activos o proporcionar servicios enel futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados. Dicha transferencia puede estar condicionada al vencimiento de un plazo, a la ocurrencia de un evento determinado o a la simple solicitud de cumplimiento por parte del beneficiario.

El pasivo es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros,[] como el pago abancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc.[]

El pasivo está agrupado según su exigibilidad, es decir, a su mayor y menor urgencia. Los pasivos cuyo pago es más urgente producen más tensión sobre el efectivo, por lo que las empresas suelen hacer una lista de sus pasivos en el orden en que se vence la fecha de pago. El poder saber qué cantidad de los pasivos de la empresa son acorto plazo y que cantidad son a largo plazo, permite a los acreedores evaluar la factibilidad de su empresa de obtener efectivo.

CLASIFICACION DEL PASIVO

El pasivo se clasifica de acuerdo con su fecha de liquidación o vencimiento, en pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo.

1. El pasivo a corto plazo es aquél cuya liquidación se producirá dentro de un año, en el curso normal de lasoperaciones. Se hace excepción de esta regla en el caso que el ciclo normal de las operaciones de la empresa sea mayor a un año y se haga una excepción similar en la clasificación del activo circulante. En este caso, el pasivo a corto plazo incluirá todos los adeudos que sean pagaderos dentro del ciclo normal de las operaciones y deberá mencionarse esta situación en los estados financieros y notascomplementarias.

2. El pasivo a largo plazo está representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año, o al ciclo normal de las operaciones si éste es mayor. La parte del pasivo a largo plazo que por el transcurso del tiempo llega a ser pagadero dentro de los próximos doce meses o dentro del ciclo normal de las operaciones si éste último es mayor, se convierte en pasivo acorto plazo y por lo tanto debe clasificarse como tal. Asimismo, aquellos adeudos cuyo vencimiento no esté sujeto al control de la empresa se clasifican comúnmente como pasivo a corto plazo. []

LAS CUENTAS POR PAGAR

Son deudas contraídas por la empresa ya sea por la compra de mercancía a crédito, y están amparadas por las facturas, y deben ser canceladas en un plazo no mayor de un año. Estascuentas aumentan con un abono y disminuyen con un cargo. En el registro de cuentas por pagar debemos registrar la siguiente información:

Fecha de la Factura: Fecha en la cual fue contraída la deuda u obligación por la empresa por la adquisición de alguna compra o servicio a crédito. Es común en el ejercicio de la Contabilidad encontrarnos con muchos proveedores que nos entregan las facturas confecha posterior al último día del Periodo contable, lo que impide su contabilización en las fechas correctas.

Esta situación ocasiona problemas a la hora de realizar los informes financieros o de presentar las declaraciones tributarias. Este problema ha llevado a muchas empresas a fijar como política no recibir facturas después de determinada fecha.

Numero de la Factura: La factura es un...