Cuestionario Gestión Documental

|1. ¿Qué es un organigrama institucional y cuál es su funcionalidad? |
|Un organigrama es una representación grafica de una organización. |
|Los organigramas revelan: |
|Ladivisión de funciones. |
|Los niveles jerárquicos. |
|Las líneas de autoridad y responsabilidad. |
|Loscanales formales de comunicación. |
|La naturaleza lineal o staff del departamento. |
|Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. |
|Lasrelaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección. |
|2. ¿El área encargada de la gestión documental debe formar parte del organigrama institucional? Si X NO ¿por que? |
|Por que esta debe tener nivel jerárquico, para así poder no solo implantar y dirigir, sino poder exigir cuando no se cumplan las|
|normas de leyestablecidas. |
|3. ¿El área encargada de la gestión documental debe ser creada por medio de un acto administrativo? Si X NO ¿por |
|que? |
|Por que así loordena la ley 594 de 2000 |
|4. ¿Cuál debe ser la participación del área encargada de la gestión documental en los archivos de gestión en las entidades? |
|Es la encargada de dar las directrices respecto a las normas existentes en gestión documental, por lo tanto capacitara las |
|diferentes áreas parala organización de los archivos de gestión, para su posterior traslado mediante las trasferencias. |
|5. Relacione a continuación las principales funciones y/o procesos que debe tener a cargo el área de gestión documental. |
|Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final, |
|6. ¿Qué es el Comité dearchivo, Quienes lo conforman, cuales son sus funciones, Que utilidad tiene para las entidades? |
|Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de de cumplir y hacer cumplir las políticas archivistitas, definir los programas |
|de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos t técnicos de los archivos. |
|7. ¿El Comité de archivo sedebe legalizar por medio de acto administrativo para oficializarlo institucionalmente? |
|los archivos Si por que así lo establece el acuerdo 12 de 1195 en el articulo 4 “ARTICULO  4º.- El artículo 19 del Reglamento |
|General de Archivos quedará así: |
|ARTICULO 19. Creación del Comitéde Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto |
|administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas |
|de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.” |
|8. Investigue y Elabore un ejemplo...