Departamento De Compras

Departamento de compras

El departamento de compras es esencial para toda empresa que aspire a la expansión y al correcto funcionamiento, tanto logístico, como financiero, como administrativo. Todo ello se multiplica si la empresa en un hotel, el departamento de compras pasa entonces hacer algo imprescindible para el óptimo funcionamiento del negocio, ya que se tiene que abastecer un suministroy unas exigencias diarias.

Para programar el correcto funcionamiento del hotel, hay que elaborar un plan de negocio , que incluye un plan de ventas y un control escrupuloso de la ocupación que se tenga en cada momento, siempre trabajando a priori , es decir, antes que se produzca la ocupación. Eso conlleva que en ocasiones se trabaje con reservas que más tarde pueden fallar, expectativas porla temporada… lo que es imperdonable es descubrir la falta de producto o servicio cuando el cliente ya está en el hotel. Una mala imagen puede ser terrible para la reputación del negocio.
El plan del negocio debe informar del tipo de huéspedes que vamos a tener, es decir, el mercado al que nos dirigimos (familiar ,tercera edad, parejar …) , localización( no es lo mismo un hotel de playa que unode alta montaña) , la temporada alta y temporada baja… todo ello hará que se desarrolle una determinada estrategia de márquetin.
Para el normal funcionamiento de las aéreas de alimentos y bebidas debemos efectuar dar panes de actuación, por un lado cubrir el consumo diario (ese dependerá directamente de la culpabilidad del hotel) y otro más a medio y largo plazo (que dependerá de las previsionesde reservar que se tengan) ambos tienen que estar debidamente planificador.
Es necesario tener una red de proveedores en os que confiemos, para un correcto desarrollo de las provisiones y consumo diario. Hay que tener en cuenta que las actividades del restaurante, cocina y bar funcionan gracias al correcto trabajo del departamento de compras y almacén.
El servicio de almacén presenta ciertadificultad tanto organizativa como funcional por que en el se producen constantes movimientos de mercancías de todo tipo, curas entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo y contable.
El almacén central , no solo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si no que provee a todos los demás departamentos del hotel (alojamiento mantenimiento, limpieza, oficinasadministrativas ,etc.)
La organización del almacén requiere de las siguientes condiciones básicas :
-instalaciones adecuadas.
-adecuado control interno.
-arreglos y cuidador de las mercancías.
-coordinación con todo los departamentos.
-sistematización de los instrumentos contables y de control (recomendable para hoteles de 3,4, o 5 estrellas).
-análisis y control de la gestión de stock (muyrecomendable que todo este informatizado).
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba importancia que requiere el mismo; puesto que debe proporcionar a cadadepartamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.
Importancia del departamento de compras
Toda empresa tiene un departamento de compras, en el recaen las responsabilidades de adquirir insumo (materias primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipos) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajo precio y de buena calidad, lo cual rendirá en costos...