El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas. El número de personas que integran el departamento de Reservaciones depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones quese reciban diariamente.

Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).

Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otro idioma extranjero; además deben teneruna buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.

No olvidemos que existen algunos aspectos de la recepción que afectan los resultados de los conteos de reservaciones y que deben ser considerados en el programa que se instale en la computadora como entradas sin reservación, salidas anticipadas, reservaciones cuyos huéspedes no llegaron (con o sin depósito), huéspedes queprolongan su estancia, habitaciones en reparación o uso de casa (para algún ejecutivo del hotel).

Reporte nocturno de Recepción al departamento de Reservaciones

Para lograr un control efectivo de las reservaciones, diariamente el departamento de recepción debe mantener informado al departamento de reservaciones acerca de:

a) Entradas sin reservación.
b) Salidas anticipadas.
c) Salidas pendientes.
d) Reservaciones cuyos titulares no se presentaron (con y sin depósito).
e) Cuartos de uso de casa [continua]

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(2010, 01). Departamento de reservas en un hotel. BuenasTareas.com. Recuperado 01, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Departamento-De-Reservas-En-Un-Hotel/104933.html

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