Departamento de Teléfonos

Departamento de Teléfono

Ha tenido varios cambios significantes en los últimos años. Se han ido tecnificando cada vez más y se han introducido otros servicios adicionales. Por eso, algunas empresas empiezan a llamarle departamento de telecomunicaciones. Ya que el servicio prestado no es solo recibir y efectuar llamadas internas, nacionales e internacionales como en el pasado, o las llamadasdirectas para despertar a huéspedes a horas solicitadas. Se agregaron los fax, beepers y radios. Al mismo tiempo las computadoras con sistemas para despertar en varios idiomas, a la vez cargos directos a folios de los huéspedes por llamadas efectuadas.

Los beepers y radios son más bien de uso interno del hotel. Son utilizados principalmente por los supervisores, jefes departamentales ygerentes.

Funciones Generales
La misión del departamento de teléfonos es brindar un servicio efectivo interno y externo a los huéspedes, con rapidez y eficacia. En la actualidad se debe, no solo recibir mensajes vía teléfonos para los huéspedes, sino también faxes para enviarlos a sus respectivas habitaciones.


Funciones principales del gerente de teléfonos

Establece procedimientos de trabajodel departamento.
Elabora el reporte de daños en extensiones, consolas o aparatos periféricos para la compañía de teléfonos.
Revisa el reporte de llamadas para despertar a los huéspedes.
Elabora informes de ingresos y gastos del departamento.
Autoriza ajustes a cargos en cuentas de huéspedes por intentos o errores del sistema que se puedan verificar, de acuerdo a las políticas del hotel.Debe dar seguimiento a los diversos controles internos para evitar pérdidas u operaciones nebulosas.
Realizar informes varios a la gerencia de habitaciones o gerencia general.

Operador
Se encarga de todo lo relacionado a establecer comunicaciones locales y de larga distancia por teléfono.
Recibir pendientes del turno de la operadora saliente.
Verificar que el equipo de trabajo este enperfectas condiciones.
Verificar que las líneas de entrada / salida estén funcionando.
Atiende solicitudes de huéspedes para llamadas de larga distancia.
Elabora los cargos por llamadas de larga distancia.
Actualiza los racks alfabéticos / numéricos.
Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes.
Llamadas a huéspedes cuando estos soliciten el servicio.
Atiende a las llamadaslocales.(internas y externas)
Promueve los servicios del hotel.
Proporciona información sobre los eventos del hotel.
El operador del turno nocturno efectúa la suma de las llamadas de larga distancia del día en relación con cada turno al auditor nocturno.

Formas impresas
Boletas para llamadas de larga distancia: es donde se toman los datos que proporciona la persona que solicita la llamada de largadistancia.
Cargos por larga distancia: es la forma donde se hace el cargo que se va a cobrar por largas distancias efectuadas.
Forma de recado telefónico: es la que se utiliza para enviar recados a los huéspedes.
Forma de llamadas para despertar: en ella se anota la hora y el número de cuarto que solicita el servicio despertador.
Reporte diario de larga distancia: en esta forma se vacía en formaconcentrada todos los cargos por largas distancias efectuadas en el día.
Es conveniente tener libretas para: anotar pendientes, llamadas de larga distancia, reportes de fallas y teléfonos de emergencia

Mensajes telefónicos
Los mensajes dejados en la central telefónica cuando los huéspedes no se encuentran, deben ser tomados con precisión. Incluirán nombre de la persona que llamaron, hora,teléfonos y lugar de donde llaman. Luego se envía a la habitación y se enciende la luz roja del teléfono del huésped, y la central debe de tener una copia.

Llamadas locales
Las llamadas que efectúan los huéspedes de un hotel de santo domingo a lo interno de la ciudad no tienen normalmente cargo alguno. Sólo hasta con marcar el 9 y se tiene línea externa. Es decir, solo hay que marcar el número...