Desafíos del project manager

Serie Artículos sobre Gestión de Proyectos

“PROJECT MANAGEMENT CHALLENGES”

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Project Management Challenges
Autor: Dr. Norberto Figuerola (PMP) Contador Público y Licenciado en Administración (U.B.A.) Master in Project Management (George Washington University) ITIL Consultant e ISO 20000 Auditor

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_______________________Como Gerente de Proyecto se espera que usted encare un gran número de desafíos, problemas y decisiones que deberá enfrentar por el solo hecho de asumir la responsabilidad del manejo de un proyecto. En este artículo describiré los desafíos más importantes que cualquier PM deberá resolver tanto al aplicar la disciplina de Administración de Proyectos como aquellos desafíos propios del Rol que secumple como PM. Imposición de objetivos no realistas: el inicio de un proyecto requiere de una serie de actividades y procesos ya comentados1 necesarios para un arranque normal. El proceso es sistemático comenzando por entender los objetivos del proyecto y negocio, las necesidades del cliente, recopilar los requerimientos, analizar a todos los interesados en el proyecto (stakeholders), entender lasrestricciones del proyecto y tomar asunciones respecto de recursos, calidad, etc. A partir de allí comenzar con el proceso de definir el alcance, planificación y estimaciones necesarias que permitan la elaboración de un cronograma (probablemente de forma iterativa) junto con los riesgos inherentes al mismo. Desafortunadamente en el mundo real los objetivos muchas veces se basan en deseos opresunciones vagas acerca de qué debe lograrse, se establecen hitos de costos o tiempos antes de que el proyecto pueda ser planificado racionalmente, el proyecto se encuentra enmarcado entre límites prefijados y la impaciencia y la urgencia prima sobre la metodología y la prudencia. Esto coloca al PM en una situación muy delicada y comprometida que desgraciadamente es bastante común y una de las causas másrepetidas de fracasos en los proyectos.

La trampa de la responsabilidad dual: en muchos casos el PM debe colocarse dos sombreros. Se debe cumplir con sus deberes y responsabilidades de PM, pero además por sus conocimientos técnicos o de la industria también es responsable sobre una parte del proyecto. Esto coloca a la persona en una trampa de responsabilidad dual, mucho más acentuada cuanto másimportante es su rol como responsable técnico de buena parte del trabajo del proyecto. En estos casos cómo puede dividir su tiempo y atención en ambos roles? Cuando se genera un conflicto entre el Management y el trabajo generalmente el trabajo toma precedencia y se descuida el control del proyecto. Esta situación es muy dificultosa para un PM que suele comprometerlo hasta el punto de trabajarnoches o fines de semana para cumplir con su doble misión. La realidad demuestra que a la hora de juzgar su trabajo la parte técnica esta generalmente bien, pero el management fue inadecuado, y no es para menos. Este tipo de situación es muy dificultosa para un PM pero la realidad es que este doble juego de roles no debería existir en un proyecto. En este punto también podemos hablar de otra trampaen la cual puede caer el PM y es el hecho de trabajar (en su propio rol) en varios proyectos a la vez. Todos sabemos que esto ocurre pero la pregunta es qué cantidad de proyectos puede un PM gestionar a la vez. No existe una respuesta perfecta dado que dependerá mucho del tipo de proyectos que esté manejando, pero un simple cálculo ayudaría a resolver esto. La experiencia demuestra que un PMtrabaja en los proyectos con una carga laboral promedio del 15% del esfuerzo total del mismo. En algunos casos el 10% en otros el 20% o más, pero tomemos el 15%. La cantidad de horas totales anuales laborales por rol es calculada por cada

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Ver artículo “El inicio de un Proyecto”

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organización, pero tomemos un promedio de 2.000 hs. Si el PM tiene que gestionar dos proyectos A=8.000 hs...