descripcion del puesto

Descripción del Puesto


Titulo del Puesto Asistente de Dirección General.

Unidad de Adscripción Oficinas de Apoyo.
Jefe inmediato Directora General.

Responsabilidad
Responsable de lasactividades administrativas para brindar el apoyo
necesario al Director General a fin de propiciar que las acciones, funciones
y responsabilidades se le faciliten. Coordina las actividadesadministrativas y
operativas del área de servicios generales, y vigilancia externa proporcionando
soluciones a las necesidades de los clientes internos.

Funciones
Atender oportunamente a las personas queacuden con cita o solicitan ver al
Director General, internas o externas.
Organizar la agenda del Director General: giras, audiencias,
presentaciones, reuniones y eventos, tanto internos comoexternos.
Coordinar la derivación de la correspondencia y demás documentos
relacionados con la actividad de la Directora General.
Controlar y enviar información al exterior requerida por terceros.Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección General.
Coordinar reuniones, concertar citas internas y externas de la Dirección G.
Supervisar la operación del grupo de servicios generales.

Actividades
Registrar las visitas y asunto a tratar en libreta, agenda electrónica y CPU.
Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Directora General.
Turnar la correspondencia porasunto y prioridad al Director General.
Llevar el registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.
Canalizar las llamadas telefónicas que reciba el Director General. Tomar notade los recados cuando la Directora General esté de comisión o ausente.
Archivar y organizar todos los documentos generados en la Dirección General.

Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos)las bases de datos, así
como los archivos de cómputo que se utilizan en la Dirección General.
Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
Elaborar y enviar la agenda a...