Recibo y Despacho De Documentos
El recibo de documentos es una tarea muy importante, por lo tanto se debe crear un control que permita comprobar el recibo y la transmisión de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidad.
Por parte de las personas encargadas el almacenamiento se basa en la organización y la ubicación de los documentos, por lo tanto es necesario canalizarel recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.
Es necesario que las entidades normalicen los procedimientos de recibo y despacho de los documento, ya que es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de producción, trámite y almacenamiento de documentos.
Se debe tener encuentra elvolumen documental y la clase de los documentos que se manejan en la entidad, así todo se manejaría más acorde con las necesidades de la compañía, agilizando todo el proceso de correspondencia, recepción, despacho y documentación la cual la información se puede facilitar o emitir a clientes externos e internos.
Recomendaciones sobre embalaje o envió de mercancía
Partiendo de ladefinición de embalaje, que es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos, puedo resumir que los requisitos mínimos que debe reunir para el adecuado acondicionamiento de los envíos evitando daños en la mercancía.
• Embalaje primario: Que es el empaque que está en contacto directo con el producto.
• Embalaje secundario: Que es el que se utiliza para transportarembalajes primarios o productos dentro de sus envases.
• Embalaje terciario o re embalaje. Transporta varios embalajes secundarios.
• También debemos escoger el tamaño del embalaje en función del contenido, las cajas semivacías es probable que se desarmen y si son demasiado llenas que rompan.
• Utilizar cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia.
•Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.
• Se recomienda una buena temperatura para evitar su perdida.
Embalaje sobre objetos Pequeños.
• Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados, proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadillas suave alrededor
Embalaje sobre documento de GranTamaño.
• Utilizar tubos triangulares y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.
Embalaje de objetos frágiles.
• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.
• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido remueva.
• Los correos no tienentratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.
Embalaje de objetos Líquidos.
• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico.Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.
Embalaje de polvo seco.
• Coloque polvos y granos finos en la bolsa de plástico fuerte, sellada de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón o madera, utilice etiquetas de fecha hacia arriba para materiales no sólidos.
Descripción de procedimiento efectuado y señalandoventajas y desventajas.
Correspondencia recibida
• Primer paso
• Registra y radica correspondencia
• Ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa.
• Desventaja: ninguna
• Segundo paso
• Organiza la correspondencia por dependencias.
• ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación.
• desventajas: ninguna....
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