Recibo y Despacho De Documentos

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Recibo y despacho de documentos

 
El recibo de documentos es una tarea muy importante, por lo tanto se debe crear un control que permita comprobar el recibo y la transmisión de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidad.
 
Por parte de las personas encargadas el almacenamiento se basa en la organización y la ubicación de los documentos, por lo tanto es necesario canalizarel recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.
 
Es necesario que las entidades normalicen los procedimientos de recibo y despacho de los documento, ya que es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de producción, trámite y almacenamiento de documentos. 
 
Se debe tener encuentra elvolumen documental y la clase de los documentos que se manejan en la entidad, así todo se manejaría más acorde con las necesidades de la compañía, agilizando todo el proceso de correspondencia, recepción, despacho y documentación la cual la información se puede facilitar  o emitir a clientes externos e internos.


 
Recomendaciones sobre embalaje o envió de mercancía



Partiendo de ladefinición de   embalaje, que es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos, puedo resumir que los requisitos mínimos que debe reunir para el adecuado acondicionamiento de los envíos evitando daños en la mercancía.

• Embalaje primario: Que es el empaque que está en contacto directo con el producto.

• Embalaje secundario: Que es el que se utiliza para transportarembalajes primarios o productos dentro de sus envases.

• Embalaje terciario o re embalaje. Transporta varios embalajes secundarios.

• También debemos escoger el tamaño del embalaje en función del contenido, las cajas semivacías es probable que se desarmen y si son demasiado llenas que rompan.

• Utilizar cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia.

•Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.




• Se recomienda una buena temperatura para evitar su perdida.





Embalaje sobre objetos Pequeños.

• Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados, proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadillas suave alrededor



Embalaje sobre documento de GranTamaño.

• Utilizar tubos triangulares y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.



Embalaje de objetos frágiles.

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.


• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido remueva.

• Los correos no tienentratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.





Embalaje de objetos Líquidos. 

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico.Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.





Embalaje de polvo seco.

• Coloque polvos y granos finos en la bolsa de plástico fuerte, sellada de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón o madera, utilice etiquetas de fecha hacia arriba para materiales no sólidos.



Descripción de procedimiento efectuado y señalandoventajas y desventajas.



Correspondencia recibida


• Primer paso

• Registra y radica correspondencia
• Ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa.
• Desventaja: ninguna


• Segundo paso

• Organiza la correspondencia por dependencias.
• ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación.
• desventajas: ninguna....
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