Directriz Caja Menor

DIRECTRIZ DE CAJA MENOR

1.OBJETIVO

Orientar y soportar a los diferentes trabajadores involucrados en el proceso operativo y administrativo en la creación, desembolso, legalización y manejo del fondo de caja menor, con el propósito de controlar y racionalizar los gastos de la Empresa.


2.ALCANCE

Aplica para todos los procesos de PROYTECMO


3. POLITICAS

• La GerenciaProytecmo, ha creado la Caja Menor con el objetivo de facilitar la adquisición de elementos que no pueden ser sometidos al proceso general de compras y que por su naturaleza se hacen necesarios en forma inmediata.

• La administración de la caja menor se asignará a trabajadores de la empresa, caracterizados por ser personas de reconocida responsabilidad y honorabilidad.

• El monto de la cajamenor será destinado única y exclusivamente para el pago de obligaciones generadas por operaciones propias de Proytecmo.

• La autorizacion de gastos de caja menor estará basada en un continuo plan de austeridad y economía, evitando siempre los gastos suntuosos.


4. NORMAS

Es responsabilidad de La Gerencia y la administradora:

• Asignar a la persona encargada del manejo de lacaja menor.

• Desempeñar en conjunto con la Contadora el rol de ordenadores del gasto quienes serán los únicos autorizados para aprobar gastos por caja menor, garantizando ante la empresa la veracidad de los mismos.

• Garantizar el funcionamiento de la Caja menor como fondo rotatorio con base fija, es decir que los comprobantes que respaldan el dinero gastado mas el efectivodeberá ser igual al monto establecido, más los reembolsos en trámite.

• Al asignar una Caja menor o cuando se decida trasladar su manejo a un nuevo custodio, efectuar un arqueo de valores por quien entrega y quien recibe bajo la supervisión de la Administradora, dejando evidencia escrita de la misma la cual debe ser firmada por los que intervienen en el acto en señal de aceptación de suresponsabilidad.

• Aplicar las sanciones disciplinarias correspondientes al responsable del manejo de caja menor, cuando se presenten faltantes o malos manejos de la misma.

• Abstenerse de autorizar gastos no autorizados en el presente documento.

• Es responsabilidad del colaborador asignado a la administración de la caja menor:


• Responder por el control, custodia ymanejo de los recursos asignados y los documentos soportes. Además debe responder por los faltantes y/o sobrantes resultado de los arqueos.

• Garantizar que los documentos soporte para aprobación de reembolsos correspondan a: los originales de facturas, recibos de terceros y recibos de caja menor, del mes vigente. No debe tramitar ninguno de estos soportes de meses anteriores.

•Garantizar que en los soportes de transporte se coloque el orígen-destino del trayecto realizado.

• Mantener tablas de información actualizadas de los servicios de transporte en taxi, con el fín de tener el control de este.

• Garantizar que todo avance de dinero se realice a través del recibo provisional, con la respectiva autorización de la Gerencia o la Administradora. Así mismogarantizar que él mismo se legalice máximo en tres (3) días calendario.

• Garantizar que las facturas y recibos definitivos presenten el sello de cancelado y la fecha de cancelación, estos no deben presentar enmendaduras ni tachaduras y los documentos soportes deben contener la razón social, dirección, teléfono, RUC, valor, firma, fecha y concepto y venir firmados por la Administradora.

•Garantizar que la entrega de recursos de caja menor, se haga exclusivamente a trabajadores de la empresa, quienes deberán firmar el recibo de caja provisional.


• Garantizar y aprobar la legalización del recibo de caja provisional recibiendo y validando la factura correspondiente a nombre de PROYTECMO. (a excepción de los gastos de movilización taxis y buses urbanos); en un plazo máximo de...