Diseño de estructuras administrativas

DISEÑO DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS.

CAPITULO IV

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DISEÑO DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS.

CAPITULO IV PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

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4.- PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Criterios de la elaboracion de manuales administrativos.Aspectos metodologicos generales.

Recoleccion de informacion

Fuentes de informacion

Procesamiento de la informacion

Redaccion

Elabioracion de Deagramas de flujo

Formatos.

Responsabilidad.

Aprobacion

Distrigucion y Revision y Actualizacoin control Esta recomendación se puede formular mediante una investigación, basada en • Los tipos de manuales con los que el personalconsidera conveniente contar; • Las áreas de trabajo en las cuales se originen problemas por falta de manuales administrativos; • El grado de utilización de los manuales anteriores, así como el esperado en los nuevos manuales; • Los defectos de los manuales anteriores, en caso de que los haya habido; • Las opiniones favorables y desfavorables que el personal tiene respecto a los manuales; y • Lasrecomendaciones que el personal debe hacer con respecto a la elaboración de los manuales.

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En ocasiones resulta de gran utilidad que el área encargada de elaborar este tipo de trabajos elabore primero sus propios manuales, con objeto de poder presentarlos como ejemplos, y facilitar la cooperación del resto de las unidades administrativas en laelaboración de los suyos. 4.1.3.- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Es recomendable que previo a la recopilación de información se realice un análisis previo, que consiste en: • Un estudio preliminar de las unidades administrativas, de tal manera que se conozca en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área en la que va a intervenir, y se pueda definir la estrategia para ellevantamiento de la información, identificando las fuentes de información, actividades por realizar, magnitud y alcances del estudio, y calcular los recursos necesarios. • Formulación del inventario de procedimientos, de tal manera que se pueda conocer lo existente, y en forma global, los procedimientos que se inician o concluyen en el área de estudio. Puede ser tan simple como un listado que contengael nombre, objetivo y unidad o unidades administrativas responsables de su ejecución y control. • Determinación de las fuentes principales de información que generalmente son los archivos y centros de documentación, los ejecutivos y jefes, y los empleados y usuarios Una vez que se han determinado los manuales requeridos en la entidad, así como los recursos y el tiempo necesario para suelaboración, es conveniente iniciar la etapa de recolección de la información en la siguiente forma: • COMUNICACIONES. El primer paso es elaborar una serie de oficios, dirigidos a las autoridades superiores de las unidades administrativas de las que se requiere el apoyo y cooperación para la elaboración de los manuales. • FORMULARIOS. La preparación de los formularios en los cuales debe registrarse lainformación que se necesita recolectar debe hacerse con especial atención, ya que del diseño de estos depende en gran medida la facilidad para la recolección y procesamiento de la información. 4.1.4. - FUENTES DE INFORMACIÓN.

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Las fuentes de información útiles para elaborar los manuales administrativos son: – LOS DOCUMENTOS Las técnicas de investigacióndocumental son particularmente útiles inicialmente, ya que permiten obtener de las fuentes documentales la información necesaria para la elaboración de los manuales. Las fuentes documentales básicas son las leyes, los reglamentos, los decretos, los acuerdos y/o las circulares, los manuales administrativos existentes, los instructivos, las descripciones de tramites, los diagramas, y en general...