Diseños y procedimientos

DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJOS

Cuando se hace referencia al proceso y procedimiento como un conjunto para el desarrollo de cualquier trabajo o actividad, se dice que el proceso es el que permite preguntar que se hace?, es decir, que actividad se debe realizar en la organización para producir una salida que pueda aportar valor a lo que esperamos e incluso al cliente mismo.Sin embargo, el procedimiento es el que como se hace?, debido a que por medio de este conocemos como ejecutar las tareas que integran las actividades que conforman el proceso. De esta forma, se debe enfatizar que el procedimiento constituye una sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí mediante las cuales se cumple las tareas que se llevan a cabo en una organización.De esta forma, el diseño de procesos involucra una secuencia de etapas, en cada una de ellas se hace necesario tomar alguna decisión, las cuales pertenecen a ámbitos de disciplinas bastante diferentes como por ejemplo las tecnológicas, las económicas, las sociales y las medioambientales. Esto, lamentablemente no significa que el trabajo se reduzca a una mera aplicación de las bases teóricas decada aspecto involucrado, sino que hacen que el diseñador deba encarar la tarea desde algún enfoque que abarque integralmente cada una de las cuestiones.
En tal sentido, todo procedimiento se caracteriza esencialmente por involucrar actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo ycontrol para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Alcance de la Técnica

En referencia al diseño de procedimientos, el alcance de la técnica es muy amplio, debido a que abarca diversas operaciones y áreas alcanzando beneficios oportunos, logrando entre otras cosas: Flujos de operaciones ágiles y constantes, se evita el exceso de burocracia, se promueve una eficazdelegación, y se logra unificación.
En tal sentido, esta técnica se puede aplicar tanto a procedimientos industriales que son de carácter repetitivo y procesan elementos tangibles al igual que sus productos, como a procedimientos administrativos representados en documentos y soportes por medio de los cuales opera.

Ventajas de su Utilización

Se logra una maximización de la eficienciade los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones.
Además se cuenta con mucha sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información.

Aplicación de la Técnica

La aplicación de la técnica es de gran relevancia, debido a que consiste en la representación gráfica de los procesos de trabajo, o sea, de lasecuencia de operaciones realizadas con un determinado fin, pudiendo aplicarse a procedimientos tanto industriales como administrativos. Así mismo en uso de un lenguaje específico y gráfico permite a través de su análisis, detectar más fácilmente la deficiencia de un procedimiento.
En tal sentido, la descripción de procedimientos se puede aplicar en dos formas específicas:
- Forma narrativa.Fallas:
o Lectura extensa: complica la interpretación
o Relación entre la información: difícil visión del procedimiento en su conjunto.
o Narración Subjetiva: dificulta ver la omisión de información
o Se presta a distintas interpretaciones
o Complica la elaboración del software
- Diagrama de procedimientos. Está representado por cursogramas, flujogramas, fluxogramas, diagrama de flujo.
Esuna útil herramienta que ayuda al análisis y entendimiento de la organización y su sistema, en esencia, del procedimiento y facilita la identificación de las debilidades y fortalezas en el proceso de manera que se transformen en oportunidades para mejorar su performance.
Por otra parte son efectivos medios de comunicación sobre como es ejecutado el proceso de inicio a fin y como éste cruza las...