Diseño

DISEÑO

Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable acordar son, entre otros:
• Tamaño y tipo de papel. Es recomendable utilizar un tamaño estándar.
• Espacio para márgenes, encabezado y pie de página.
• Tipo y tamaño de letra, tanto para el cuerpo principal del manual como para los
Títulos y subtítulos. Respecto al tipo de letra, es recomendable utilizar unafuente
Estándar, que no presente dificultades en los programas de uso habitual. Es Preferible, asimismo, un tamaño grande de letra que facilite la lectura.
• Tabuladores y sangrías.
• Interlineado de párrafos.
• Uso de colores e imágenes.
Para manuales en formato electrónico, se debe establecer en primer lugar el lenguaje o programas a utilizar para su desarrollo, para asegurar lacompatibilidad de todos los elementos que se incorporen. Luego es recomendable acordar pautas de estética similares a las utilizadas para el formato en papel en lo que refiere al tipo de letra, interlineado, uso de colores y espacios. En particular, se deben utilizar formatos no alterables en forma involuntaria (por ejemplo, formatos .pdf).
En todos los casos, el manual debe contener una carátula que loidentifique y un índice que permita ubicar la información requerida en forma rápida.

Normas de Redacción
Los manuales deben ser claros, breves y concisos y mostrar un estilo de redacción profesional y uniforme. Es recomendable acordar pautas y criterios uniformes de redacción, como por ejemplo:
• Forma de escribir los números y criterios para el uso de mayúsculas.
• Criterios para establecer lostítulos y la forma en la cual se numerarán.
• Criterios para numerar y denominar los cuadros o tablas que se incluyan.
• Acordar estilos de presentación uniformes para cada tipo de manual. Por ejemplo, para redactar procedimientos una opción es utilizar una estructura de guión.

Edición
Los manuales deben ser documentos fáciles de comprender, estar escritos claramente y sin errores. Asimismoes importante que se perciba uniformidad en el estilo y la redacción se oriente al lector, lo que se logra mediante el proceso de edición. La edición del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografía y composición como la uniformidad de los estilos de redacción y formatos.

d) Revisión
Una vez editado el manual, el mismo debe ser revisado en sus contenidos por parte dequienes participaron en la redacción o aportaron información, con el fin de detectar eventuales omisiones o inconsistencias.

e) Aprobación
Una vez culminada la revisión, el manual debe ser aprobado formalmente para adquirir el carácter de norma interna. Un manual formalmente aprobado por las autoridades de la organización adquiere el carácter de norma interna y pasa a ser de cumplimientoobligatorio para los miembros de la organización. Asimismo, para los terceros que interactúan con la organización la aprobación formal les da garantía del grado de compromiso de la organización y sus autoridades con los contenidos establecidos por el manual.

f) Producción
Una vez que la revisión está completa y el manual está formalmente aprobado, se pasa a realizar la edición final y a producirlos documentos. El tiempo y los costos involucrados en la producción final del manual varían según se trate de un manual en formato papel o en un medio electrónico.
Cuando se trata de manuales en formato papel, se debe decidir, con base en su tamaño, alcance y, particularmente, el nivel de calidad deseado, si se produce internamente, mediante las impresoras disponibles en la organización o serecurre a los servicios profesionales de una imprenta.

Cuando se realiza un manual en soporte informático o audiovisual, la producción requiere aún un cuidado mayor. Un video mal editado, por ejemplo, o una página web que demore excesivamente desmerecen el contenido y dificultan el acceso. En este caso, además, es particularmente importante la seguridad, para garantizar que el documento publicado...