Documentación de procesos

Formato para documentar procesos / sistemas |
Nombre del proceso/ sistema | Clave (opcional) |
Subcriterios | Año de inicio de operación | No. de revisión | Responsable del proceso/ sistema (puesto/ área) |
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Enfoque |
Subcriterios y puntos del enfoque: |
Subcriterio | Puntos del enfoque que se administran con este proceso / sistema |
| Aquí se transcribe el texto de lospuntos de enfoque de cada subcriterio que se mencionó en la tabla de relación de sistemas con el modelo SEP. |
a) Objetivo del proceso/ sistema:Orienta el diseño de proceso / sistema en la organización:Describir clara y específicamente ¿Cuál es el propósito del proceso / sistema?, ¿Para que existe el proceso / sistema?¿Cuál es la meta que pretende lograr este proceso/sistema?El propósito de estesistema es_______A través de_________A fin de lograr_______Se redacta en términos positivos y proactivosEvite usar términos como “A pesar de.....”, “Tomando en cuenta las restricciones.....”, “No obstante...” |
b) Descripción (incluir diagrama de flujo, modelo, mapas)Explicar concreta y explicita cuales son los pasos que sigue el proceso / sistema desde su inicio hasta el final.El contar conun diagrama de flujo facilita la comprensión y entendimiento. |
c) Interacción con otros procesos / sistemasMencionar los sistemas con los cuales requiere interactuar para tener un mejor funcionamiento y de que manera es la relación.Un sistema tiene una visión global e interacciona con varios procesos / sistemas en su operación. Describir con que otros sistemas se relacionan y comoespecíficamente es esa interacción.Ejemplo.- Un sistema de capacitación y entrenamiento interacciona con el sistema de aseguramiento de calidad.La interacción puede ser en un solo sentido o de ida y vuelta dependiendo del proceso del que se trate. |
Sistema | Interacción |
Nombre del sistema con el que se relacionaEj: Sistema de Capacitación | Aquí se coloca en que consiste la relación entre los sistemas yque es lo que se da o se recibe.Recibe de las áreas los requerimientos de entrenamiento a través de:Ej.: DNC, Evaluación del desempeño, proyectos especiales para el ciclo.Entrega a las áreas: eventos de capacitación y entrenamiento a través de cursos. |
Implantación |
a) Aplicación (grado de despliegue en la organización: áreas en que se aplica, cómo se aplica e información que loevidencie)Describir específicamente en que áreas o procesos de la organización en la que esta operando de manera consistente el proceso / sistema y cómo esta implantado. |
b) Frecuencia de aplicación: Describir específicamente los periodos en los que se aplican las diferentes actividades del proceso / sistema de manera consistente. |

Indicadores de proceso y sus mediciones |
(incluir gráficos /tablas con objetivo, comparación, inf. de al menos 3 años, explicación del gráfico, fuente de la inf.) |
Son aquellos indicadores clave que reflejan que las actividades o condiciones de operación bajo las que se realiza el proceso cumplan con las especificaciones definidas para que se pueda obtener el resultado final esperado. |
Ejemplos: * Tiempo de ciclo de contratación * Materialentregado a tiempo | * Temperatura * Auditorias Internas * Visitas a clientes |
Indicadores de resultado y sus mediciones |
(incluir gráficos / tablas con objetivo, comparación, inf. De al menos 3 años, explicación del gráfico, fuente de la inf.) |
Son aquellos que reflejan que el proceso/sistema cumple con los objetivos para los que fue creado. |
Ejemplos: * % de plantilla depersonal cubierta | * Cumplimiento de programa de producción * Resultado de auditoria de Certificación/Seguimiento |
Evaluación y mejora |
Proceso / metodología aplicada (incluya frecuencia) Tiene como propósito analizar y mejorar el sistema a través de una metodología formal, que se lleve a cabo de manera sistemática, consiste en identificar las áreas de oportunidad para mejorar una...