Documentación técnica

Marisa Tobías Mercado
Documentación Tecnica
Mercadotecnia 3°A

Proceso para la elaboración de documentos

Hoy en día vivimos en un mundo en el que el tiempo pasa cada vez más deprisa y donde ahora es necesario documentar todo lo que hacemos para poder llevar un registro, especialmente en el mundo de los negocios ya que, como dije, es muy importante llevar a cabo un registro de lo que sehaga para poder llevar un orden y así no confundirnos porque al llevar registros de documentos, ya sean textos, ensayos, informes o lo que sea nos evitamos confusiones, malentendidos, etc. pero es muy importante elaborarlos correctamente porque desafortunadamente, muchos de los documentos no cumplen con su cometido y en vez de facilitar la toma de decisiones pueden llevar a confundir al lector y espor eso que hay que seguir un orden, un protocolo para darle formalidad al asunto pero sobre todo para que sea más fácil su lectura y comprensión y evitar la confusión del lector.
Para elaborar un documento, sobre todo de negocios, es imprescindible seguir un proceso muy sencillo que nos facilitará la elaboración de éste. El proceso para la elaboración de documentos consiste en cuatro pasos oetapas.
Primero que nada tenemos que llevar a cabo una planeación para así acomodar nuestras ideas y definir qué y cómo pretendemos plantear el documento. Este paso, creo yo, es el más importante porque si hacemos la planeación correctamente nos podemos ahorrar muchísimo tiempo en modificaciones y correcciones que pudieron haber sido innecesarias y además si nuestra planeación es clara entoncestendremos una mejor visión del documento y de cómo plantearlo y lo demás se dará por añadidura. Primero que nada, para llevar a cabo una planeación correcta es necesario, bueno mejor dicho, imprescindible definir el objetivo; es decir, saber cuál es el propósito del documento. Para definirlo basta con una o dos oraciones con la meta o propósito de éste y entre más claro y específico planteemos elobjetivo antes de empezar a escribir será mucho más fácil concentrarse en los aspectos relevantes del escrito. Normalmente, los objetivos principales de un documento en el mundo de los negocios son tres: informar, ayudar a tomar una decisión y persuadir o convencer; y es por eso que debemos de tener muy en claro cuál de éstos es nuestro propósito ya que cada objetivo es diferente y tiene una maneradiferente de plantearse a la hora de escribir o redactar el documento. Por ejemplo, si queremos informar, lo más importante es encontrar una forma sencilla de expresar las ideas e incluir toda la información necesaria en una clara redacción y ordenadamente. Si nuestro propósito es ayudar a tomar una decisión al lector es bueno saber que el escritor debe incluir sus conclusiones, propuestas ysugerencias y si el objetivo del documento es el persuadir y convencer es importante hacer notar que se domina el tema, que se es objetivo y no se hacen juicios de valor, que las afirmaciones se fundamentan en hechos y no en suposiciones y las opiniones personales deben incluirse en las conclusiones y sugerencias.
Otro de los puntos a tomar en cuenta al realizar la planeación es que se debe analizaral lector o grupo de lectores para saber claramente qué uso le darán a la información contenida en el escrito y además así poder decidir el tono del documento y para esto es bueno tener en cuenta los usos y costumbres del ambiente profesional al que va dirigido el escrito así como también los usos y costumbres de la institución o empresa en la que se trabaja. No debemos olvidar, en esta etapa dela planeación definir el alcance que son los límites del estudio, los cuales pueden ser temporales, geográficos o de contenido y también la amplitud del escrito, definir el número de cuartillas más conveniente para cubrir el objetivo y las necesidades de los lectores. Además también tenemos que investigar y recolectar información veraz, completa y objetiva y para esto es necesario de una previa...