Documentos basicos de una empresa privada

Documentos básicos en la empresa privada I

07

En esta Unidad aprenderás a:
1

Identificar los modelos de documentos internos utilizados por las organizaciones. Saber cuáles son los modelos de documentos externos que más comúnmente utilizan las empresas. Diseñar y redactar esos documentos. Analizar y valorar los escritos y documentos teniendo en cuenta su formato y redacción. Aplicar lasnormas y términos precisos en la confección y redacción de los documentos que forman parte de esta Unidad.

2

3 4

5

7. Documentos básicos en la empresa privada I
7.1 Documentos internos

7.1 Documentos internos
Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito interno son: • • • • • • • • Convocatoria. Acta. Autorización.Avisos y anuncios. Boletines y revistas. Memoria de actividades. Nota interna. Solicitud (como modelo de instancia normalizado).
Fig. 7.1. Ejemplo de convocatoria publicada en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

A. Convocatoria
En una primera acepción, es el documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en lapropia convocatoria. En una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la formación. La convocatoria puede darse en el propio núcleo de la empresa, es decir, tener como destinatarios a determinados cargos o empleados —por ejemplo, una convocatoria a una reunión dejefes de departamento— o bien tener proyección hacia el exterior —como cuando una sociedad anónima convoca a sus socios— (Fig. 7.1).

zación, asociación, fundación, etc., y foliado, es decir, las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilización de programas informáticos, las actas podrán confeccionarse en hojas separadas que, numeradas correlativamente, sonluego encuadernadas para conformar el Libro de actas. El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final. • Inicio. Consta de tres bloques: El primero comienza citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, la hora y el lugar (sala de conferencias, auditorio, sala de cine…), y el nombre de la sociedad, organización o fundación que se reúne. En un segundo bloque serelacionan los asistentes y ausentes, si hubiese, indicando su cargo dentro de la organización a la que representan. Se comienza por el cargo de mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerárquico. Cuando la redacción se hace de forma manuscrita, la relación de los asistentes y ausentes figura en el margen izquierdo, separada del cuerpo del acta por una línea divisoria siguiendo la costumbremercantil. Ahora bien, si se confecciona este documento utilizando un medio

B. Acta
El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas. La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo el Orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. El responsablede dar fe de este documento es el secretario, por medio de su firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas. Este libro debe ir diligenciado, que es una indicación que figura en su primera hoja citando que se trata de un libro deactas perteneciente a una determinada organi-

87 07

7. Documentos básicos en la empresa privada I
7.1 Documentos internos

Localidad Relación de asistentes y no asistentes así como su cargo Razón social Orden del día
1.

Fecha

Hora

Lugar

I N I C I O

2. 3.

4.

Relación detallada de las deliberaciones y acuerdos tomados C O N T E N I D O
1.

2. 3.

4. 5

F I N A...