Documentos legales

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CAPITULO 10
DOCUMENTOS LEGALES
1. PRESENTACIÓN.
Para la presentación de la documentación legal existen tres opciones de papelería
en las cuales se pueden confeccionar, como lo son: Papel notarial, Papel sellado o
Papel simple de tamaño legal.
a. Papel notarial: Este papel se utiliza en las notarías de la República para
tramitaciones expedidas por los notarios.Solo podrá escribirse dentro de los márgenes
del papel y sobre las líneas numeradas de la hoja, permitiendo que se escriba entre
renglones para llenar una omisión o corregir un error, siempre que a continuación de la
palabra anterior a la firma o firmas se haga la salvedad correspondiente.
b. Papel sellado: La impresión del papel sellado ha sido eliminada de acuerdo
con lo establecido en elartículo 962 A del Código Fiscal.
c. Papel simple de tamaño legal: El mencionado artículo 962 A establece que
en los casos que sea necesario el impuesto de timbre, por medio de papel sellado y
notarial; se usarán hojas de papel simple, tamaño legal 8 ½ X 13” (blanco) de calibre no
menor de 20 libras, habilitando cada hoja de dos caras mediante estampillas por la
suma de cuatro balboas (B/.4.00)estampado por máquina franqueadora o por
declaración jurada del impuesto, las cuales se pueden obtener en las sucursales del
Banco Nacional y en el Ministerio de Economía y Finanzas. Igualmente, se establece
que en el papel habilitado, el espacio vertical utilizable será de treinta líneas y el ancho
de los renglones será igual al doble espacio de uso generalizado. El espacio horizontal
deescritura será de 6.69”, dejando dos márgenes iguales a ambos lados. Este papel
está de venta en el comercio local y se usa para todo trámite legal en el que no se exija
papel sellado ni papel notarial.
31/08/2009
“Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en la impresión del documento”.
Puede confirmar la versión vigente consultando en la Intranet.
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Manual de CorrespondenciaCapítulo 10
2. PREPARACIÓN.
Para la preparación de un documento legal se deben seguir las siguientes
indicaciones:
a. Regulador interlineal: Antes de empezar a escribir se coloca el regulador
interlineal en (0) o se utiliza el desconectador interlineal.
b. Formato: En los documentos legales se escribe sobre la línea, de margen a
margen y llenando los espacios en blanco con guión. Lascantidades se escriben en
letras y luego en números de manera seguida.
c. Correcciones: Se permite corregir una o dos letras en palabras de poca
importancia. Se debe escribir el contenido nuevamente si el error ocurre en una
cantidad de dinero, el nombre o la fecha.
d. Verificación: Para verificar los documentos legales haga buen uso del
diccionario y de las opciones de verificación para ortografíay gramática existentes en
los programas electrónicos antes de entregarlos.
3. CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ACP.
Con frecuencia surgen solicitudes para certificar documentos emitidos por la
Autoridad del Canal de Panamá o de la antigua Comisión del Canal de Panamá por
parte de empleados, ex empleados, jubilados, instituciones gubernamentales o
privadas y el público en general.
a.Responsabilidad. El Administrador ha designado al Supervisor de la Unidad de
Administración de Información y Archivos como Representante para la ejecución del
Programa de Administración de Archivos designándolo formalmente como el Oficial de
Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá, de conformidad con el Articulo 6 del
Reglamento de Archivos. Entre las principales funciones de esta designaciónestá el
certificar documentos oficiales y sus respectivos adjuntos de sustentación.
Igualmente, el Artículo 14, numeral 7 del Reglamento Interno de la Junta
Directiva establece que corresponde al Secretario de la Junta Directiva expedir
autenticaciones y certificaciones de las consultas, dictámenes, acuerdos, resoluciones
y decisiones de la Junta Directiva y de sus comités que puedan darse...
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