Documentos oficiales e informes redaccion

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Redacción de documentos

MÓDULO VII

INTRODUCCIÓN
La comunicación juega un papel de primera importancia en la
administración pública, ya que en gran medida, de ella depende
el alcance de los fines institucionales. La comunicación escrita
eficiente y moderna requiere de la correcta elaboración de los
documentos y el uso adecuado de ellos. De la manera en que
éstos se realicen dependerála imagen y efectividad de la
institución.
Este módulo, Documentos oficiales e informes ejecutivos,
pretende que usted conozca la estructura y uso correcto de los
documentos que dentro de la administración pública se
consideran oficiales y los no oficiales, pero de uso frecuente.
En la primera parte se hace una reflexión sobre el documento
oficial como vínculo que une a los ciudadanos consus
autoridades, así como el estilo de redacción que se prefiere en
estos casos.
Posteriormente analizaremos diferentes documentos también
de uso común dentro de las instituciones gubernamentales;
pero que no son considerados oficiales. Revisaremos cuáles
son los elementos que conforman a cada uno de ellos.
Aunque en este cursos nos enfocaremos exclusivamente a los
documentos

usadosdentro

de

las

instituciones

gubernamentales es importante señalar que éstos también son
de uso frecuente en otras instituciones, pero sus fines y
características cambian.

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Redacción de documentos

MÓDULO VII

Objetivo
El participante identificará la estructura, elementos y estilo de los documentos
oficiales.

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Redacción de documentos

MÓDULO VII

ESTRUCTURADE UN ESCRITO
La palabra estructura proviene del latín struere, que significa ‘disponer’, ‘reunir
ordenadamente’, ‘construir’.
Como dice Hilda Basulto, en su Curso de redacción dinámica, los escritos son
producto de un trabajo de elaboración interna y otro de realización externa. Por lo
tanto, tienen una faz no aparente, y otra visible, que se materializa en lo escrito.
Por ser laestructura algo así como el esqueleto de un escrito podemos inferir la
importancia que tiene en su conformación.
Estructura interna
Está dada en la mente de quien escribe, una vez que se han resuelto las siguientes
interrogantes:
¿Para qué? La contestación a esta pregunta constituye el objetivo del escrito.
¿Para quién? Resuelve y ubica quién es la persona a la que debo dirigir el escrito,
esdecir, el destinatario.
¿Sobre qué ha de escribirse? Aquí se determinan los temas y subtemas a tratar
dependiendo del destinatario y el objetivo a desarrollar.
¿Cuál material? Es preciso decidir sobre el valor del material con el fin de
aprovechar lo útil y descartar lo trivial o inservible.
¿De qué importancia? La jerarquización de los elementos a usarse nos da una idea
clara de cuál será elorden de presentación de ellos en el escrito, por lo que se está
ya en condiciones de materializar la obra.
Estructura externa
Es la parte visible de un escrito, se obtiene a partir de las siguientes preguntas:
¿Dónde? Aquí es preciso que el escritor trace un plan, decida el orden en que
convenga desplegar y presentar su material. Qué criterios gramaticales y qué
técnicas de interés esconveniente utilizar para lograr sus objetivos y cómo los
distribuirá en el papel.
¿Con qué medios expresivos? El empleo de los recursos lexicológicos adecuados
es de vital importancia en la redacción eficaz. Hay que tener una cuidadosa selección

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Redacción de documentos

MÓDULO VII

de construcciones, palabras y signos correctos, desde el punto de vista gramatical y
funcional.
¿Enqué tono? Es el espíritu del escrito en donde se plasman las emociones, los
sentimientos y las intenciones, y que se encuentran más allá de las palabras.
¿De qué manera? Fijar nuestro estilo, ese modo de expresión personal, propio,
conveniente para que nuestro trabajo tenga las condiciones de fuerza expresiva,
modernidad e individualidad que hoy exige la buena redacción.

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