Documentos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Desde hace unos años atrás he venido escuchando el término administración documental en muchas situaciones distintas, en las noticias cuando hablan de entesgubernamentales como el Archivo General de la Nación (AGN), en internet cuando sale algún link que hace referencia algún curso de administración documental, en la universidad cuando algunos estudiantes hablan deun software de gestión documental y hasta en la compañía en que laboro donde poco a poco se empezó a crear un departamento encargado del archivo y del manejo de la documentación de la empresa.Debido a este movimiento y a la inquietud natural de alguien que quiere aprender más empecé a averiguar un poco más del tema, quería saber en si a que se refería el término “administración documental”,llegando al punto de terminar inscrito a un curso virtual para el cual escribo estas pocas líneas.

La administración según el diccionario es la acción de ordenar, disponer y organizar algo enespecífico; mientras que si se busca cual es la definición de documento se encuentra que es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. ¿Esto quiere decir que si unimos ambas definiciones, la administracióndocumental seria ordenar, disponer y organizar un escrito que ilustra acerca de algún hecho? ¡No!, claro que no, es un término más complejo e importante que merece algo más que una simple definiciónde un diccionario.

¿Pero entonces que es la administración documental y cuáles son sus objetivos?

• La administración documental es y tiene como objetivo el control. Es poder controlar todoslos documentos desde su recibo y saber quién lo remite, es tener estándares sobre la manera como se producen y tramitan los documentos dentro de la compañía, es controlar como se hace su despachocuando este sale de la empresa y tener la información exacta de los destinatarios.

• La administración documental es y tiene como objetivo el mantenimiento. Es tener los mecanismos para...