Documentos

CECAP-COOTRASENA
DENIRIS ZAMBRANO MENDOZA - Docente Administración de Documentos

GUIA DE APRENDIZAJE

CURSO: SECRETARIADO AUXILIAR CONTABLE
UNIDAD: SISTEMAS DE ORDENACION DE ARCHIVOS

1.INTRODUCCION

Los sistemas de clasificación son fundamentales dentro de la organización de los archivos de una empresa debido a que con ellos se ordenan de manera ideal los documentos generadospor la institución.


Una de las razones más importantes por la cual se lleva un archivo es poder localizar la información exacta en el momento preciso.


Independientemente de la clase dearchivo que las instituciones manejen, para localizar la información con rapidez es necesario que desde su concepción se utilicen medios técnicos y unificados de clasificación de documentos. Si cadapersona inventara su propio sistema para decidir dónde guardar un documento, sólo ella podría encontrarlo.


Para definir la clasificación de los documentos es usual tener en cuenta el elementomás evidente. Para el caso de la correspondencia de negocios, este puede ser el nombre del destinatario, la institución, el asunto que trata, la fecha, el número del documento, la dependencia, etc. Loverdadero está en decidir el que más le convenga a la empresa de acuerdo con su actividad para poder encontrar los documentos más fácilmente.


2. OBJETIVOS:

- Conocer los diferentes sistemas deordenación
- Identificar el sistema de ordenación más funcional para las organizaciones o empresas a donde el estudiante desarrollará su etapa productiva y para su vida laboral.


3. ACTIVIDADESA DESARROLLAR


1. Investigue:

a. Aspectos que se deben considerar para la organización de un archivo.
b. Indicar qué debe conocerse de la institución para poder elegir un sistema declasificación para los archivos de la misma.


c. Sistemas de Ordenación Alfabético
- Nominal o Nominativo: Personas Naturales y Empresas
- Por Asuntos
- Geográfico


d....