Dpartamento De Reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
3.1 INTRODUCCIÓN
El número de personas que integran este departamento está en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
En algunos hoteles, la secretaria del gerente de división de cuartos o la misma secretaria del gerente pueden realizar el control de las habitaciones. Cuando se reciba una reservación fueradel horario de la oficina de reserva-(lunes, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).
Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otroidioma extranjero; además, deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.
3.2 MATERIAL DE TRABAJO
En términos generales, para realizar un montaje adecuado de la oficina de reservaciones se requieren: escritorios, sillas, archiveros, cestos de basura, máquinas deescribir, télex, telefax, teléfono, computadora con servicio de Internet y correo electrónico, impresoras, engrapadora, cinta adhesiva, clips, broches, perforadora de papel, fechador, fechador del hotel; sellos de: confirmado, recibido, cancelado, comisión retenida; hojas, carpetas, papel carbón, guías alfabéticas de archivo. Diccionarios: inglés-español y francés-español.
3.3.5 RACK CRONOLÓGICODE RESERVACIONES
Aquí se colocan, ordenadas por día de llegada, las reservaciones, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados "charolillas".
3.4 REPORTE NOCTURNO DE RECEPCIÓN AL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
Para lograr un control efectivo de las reservaciones, diariamente el departamento de recepción debe mantener informadoal departamento de reservaciones acerca de los siguientes aspectos:
a) Entradas sin reservación.
b) Salidas anticipadas.
c) Salidas pendientes.
d) Reservaciones cuyos titulares no se presentaron (con y sin depósito).
e) Cuartos de uso de casa del personal ejecutivo del hotel.
f) Cuartos bloqueados con motivo de reparación. Este reporte lo elabora el recepcionista nocturno y se entrega aldepartamento de reservaciones para actualizar la información de la computadora, en el caso de utilizarse un sistema manual, en la hoja de control. Existen algunos programas para computadora que consideran, en los conteos, los aspectos antes mencionados, sin necesidad de que el personal de reservaciones actualice la información diariamente.
3.5 FORMAS IMPRESAS
Las formas impresas que se utilizancon más frecuencia son:
a) Confirmación de habitación.
b) Cambio de reservación.
c) Reservación cancelada.
d) Solicitud de extensión.
e) Recibo de depósito.
J) Relación diaria de depósitos recibidos.
g) Solicitud de reembolsos.
h) Control de reembolsos.
i) Pronóstico semanal de ocupación.
j) Pronóstico mensual de ocupación.
k) Reporte de fechas abiertas y cerradas.
I) Reporte deasistencia de personal.
m) Pago de comisiones.
n) Notificación de paquetes.

3.6 CARTAS TIPO
Con el fin de realizar el trabajo de una manera más rápida, el departamento de reservaciones elabora las llamadas cartas tipo, las cuales permiten responder cartas el mismo día que se reciben, aspecto que resulta muy importante para el buen funcionamiento del departamento y para dar una atención más adecuadaal huésped.
Existen diferentes tipos:
• Para información general.
• Para clientes en lista de espera.
• Para negar espacio.
• Para pedir depósito.
• Para solicitar devolución de depósito.
• Para cancelar reservación porque no se recibió el depósito.
En las siguientes páginas se muestran ejemplos de este tipo de cartas. Es recomendable contar también con versiones en inglés.

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