EJEMPLOS DE PROBLEMAS CON AGRUPACIONES DOCUMENTALES


Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental


Nombre:
Kelly Tatiana Ramírez Ramírez


Tutor:
Yolemaida Cáceres Correa


Área:
Asistencia en organización de archivo

Grupo:
2A

Fecha de entrega:
22 de abril
Año:
2013
Tabla de contenido

1………………………………………………………Tablas de RetenciónDocumental. 2…………………………………………………...…Tablas de Valoración Documental.





















TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan laselección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis De La información Recolectada

3. Elaboración yrepresentación de las tablas de retención.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y Subserie documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el actoadministrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico ocultural y debe ser objeto de conservación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN


Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y Subserie de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 ClasificaciónDocumental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendola estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código de la Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda aabrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
Paso 6: Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o Subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros...