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Clasificación de los documentos de archivo
El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realización en memoria de ella: puede ser usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia de la gestión administrativa.
El archivo en la empresaes uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
Losdocumentos se clasifican atendiendo varios factores:
1. según su clase.
Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje, los documentos pueden clasificarse como:
Documentos textuales:
Presentan la información en forma de texto escrito, que debe leerse; ej. los libros, las compilaciones, estadísticas y documentos administrativos, entre otros.
Documentos notextuales:
Pueden incluir una parte del texto, pero lo esencial de la información aparece en otra forma. Deben verse, oírse o manipularse. En este grupo distinguimos:
-documentos iconográficos: Imágenes, avisos, esquemas, mapas, planos, cuadros, fotografías en papel y diapositivas.


-documentos sonoros: discos, cintas grabadas.
-documentos audiovisuales: Combinan el sonido con la imagen: películas,video-discos, cintas, video casetes.
-documentos magnéticos: son los documentos que permiten realizar los distintos trabajos. Utilizados en informática
-documentos materiales: objetos, muestras, obras y monumentos, maquetas, trabajos en braille.
2. según la tradición documental o forma de transmisión
Carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objeto que persigue cadauna de las ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como:
Original: es el ejemplar de un documento autentico, este presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objetivo al que esta o estaba destinado.
Copia: es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creo el documento y, por lotanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia que es copia y se clasifican según el grado de exactitud y por el fin que se persigue en copias facsimilares o reproducciones, simples u oculares, copias para constancia, distribución o seguridad.
Borrador: es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original, no se puede confundir el borrador con el original de unanteproyecto.




Minuta: quiere decir “reducida”, es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habran de volcarse al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para redactar posteriormente el acta y el boceto o esquema que se entrega a las secretarias para que redacten la carta. No se puede archivar
3. según su contenidoEl contenido de los documentos de archivo hace referencia al tipo de función a la que sirven, entre estas se encuentran: las que son características de cada institución y las que son generales y que se cumplen como apoyo a las primeras. En este grupo se encuentran: Documentos dispositivos o imperativos: son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida. Ej.
Delpoder legislativo: leyes
Del poder ejecutivo: decretos, resoluciones, ordenanzas.
Del poder judicial: sentencias
De otras autoridades: el banco central, circulares, la iglesia, bulas, decretos y sentencias.

Documentos testimoniales o probatorios: son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que de fe y tenga valor legal. Ej.

Los registros del estado civil,...