EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA


LAURA…
YANIBER…
TATIANA …
LILIANA …
LORENA …
MARIA JOSE…
MARY…
MARIA ANGELICA VANEGAS CHIA


GAES 2

FICHA 892545 – 5
TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA



BOGOTA D.C., FEBRERO DE 2015

INTRODUCCION

Para todas las personas (naturales yjurídicas) que ejercen algún tipo de actividad comercial, en la que necesariamente deben llevar registros contables, es de vital importancia que esos registros tengan una evidencia la cual pueda ser consultada en cualquier momento. Estas evidencias se conocen como documentos y soportes contables.
Dada la importancia, no solo de la actividad contable, sino de toda la documentación que la soporta, es que sehan establecido pautas, normas y requisitos de obligatorio cumplimiento en cuanto a la disposición, archivo y conservación de la misma.
Cumplir con los requerimientos establecidos permite tener un mejor control y mantener el registro histórico y secuencial de todas las transacciones que han generado una contabilización.
A continuación, tocaremos de forma específica cada uno de los temas y loslineamientos establecidos acerca de la conservación de nuestros documentos contables, permitiendo que nos involucremos más en la importancia de la organización del archivo, de la conservación documental y del manejo de la información contable, que son uno de los pilares para desarrollar con éxito nuestra gestión como Tecnólogos en Contabilidad y Finanzas egresados del Servicio Nacional deAprendizaje, SENA.













INDICE

I- LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
1. DEFINICION
2. CLASES
3. CARACTERISTICAS
II- SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
III- ARCHIVO Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA
IV- MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION
V- NORMATIVIDAD Y BIBLIOGRAFIA



















I- LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

1. DEFINICION
La palabra “archivo” tienetres acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón desu valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
El archivo tiene varias funciones, entre las que encontramos: reunir ordenadamente los documentos que circulan en la empresa, asegurar la perfecta conservación de los documentos,asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de documentos, clasificación de los documentos, asegurar la recuperación de la información, ser un medio de consulta cuando se indaga sobre hechos o registros anteriores, funciona como elemento probatorio cuando se pretende demostrar la realización de un acto, proporciona información sobre el funcionamiento de los asuntos tratados dentro de laentidad.

CLASES
1.1. ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA
En éste reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa, es decir que permanecen en las dependencias activas de la empresa durante un período definido (entre 5 y 10 años) mientras están en trámite o en uso y se requiere consulta permanente del mismo.
1.2. Archivo Central o Intermedio: A este archivo se transfieren losarchivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, a lo que se le da el nombre de segundo ciclo de vida (es decir están semiactivos). Allí permanecen los documentos hasta que sean enviados al archivo histórico.
1.3. Archivo Histórico o Permanente: Allí se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que debe ser conservada de forma permanente por el valor de...