El archivo

DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTION DE SERVICIOS DE APOYO INSTITUCIONAL II

II MODULO MARCO LEGAL DE LOS DOCUMETOS Y GESTION DE ARCHIVOS

ACTIVIDAD 4

INTEGRANTES

JONNY ANDRES CHACON
OSCAR DAVID CONTRERAS
JAIRO ALONSO BERMUDEZ
YOLANDA CASTAÑEDA
ANGELICA BELTRAN
ANGELA CARRILLO
GLORIA PEREZ

BOGOTA 23 DE AGOSTO DE 2009
1. Con base en la organización del archivo de una PersoneríaMunicipal describa la manera cómo se da cumplimiento al acuerdo 042 de 2002.

El proceso que da cumplimiento al acuerdo 042 de 2002 es bastante complejo requiere de proyectar a termino fijo los mecanismo para implementar la organización del archivo de la entidad publica, el primer paso tiene que ser la elaboración de las tablas de retención documental y de aquí se desprenden una cantidad de tareas quehacen que la entidad por completo se involucre en el proceso, pero para verlo más grafico tomamos el ejemplo de la personería de Bolívar del municipio de Margarita.

Se establece una metodología como un conjunto de operaciones ordenadas, pretende obtener la organización física de los documentos desde el mismo momento en que se producen o reciben, tramitan en busca de solución a los asuntosiniciados en el archivo de gestión.

Funciones del Archivo de Gestión

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:

• Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.
• Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Gestión Documental y las oficinas de Planeación.• Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.
• Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas.

CRITERIOS A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
Se aplicara el acuerdo 042 de 2002, según lo establecido en su Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización delos archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar eldesarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Lascarpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con loestipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuandose trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
MÁS DETALLES
1. Elaborar separadores con el código y el nombre de la serie y subserie de conformidad con la información que...