El archivo

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EL ARCHIVO

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz, que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

10.1.- CONCEPTO DE ARCHIVO

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española.:- Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares);
- Conjunto de estos documentos debidamente clasificados, y
- El mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

La misma Administración reconoce estas definiciones de archivoen la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

10.2.- FUNCIONES DEL ARCHIVO

La principal función del archivo consiste en laconservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello, estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente loque se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio, cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.El archivo de una empresa u organismo ha de estar organizado de tal forma que no se mezclen unos documentos con otros. Deben separarse adecuadamente aquellos documentos que utilizamos continuamente de otros que, sólo utilizamos de vez en cuando, y de los que casi no se utilizan, pero que, por ley han de estar guardados.

10.3.- CLASES DE ARCHIVOS

Se pueden dividir en dos tipos:

➢Según el grado o frecuencia de utilización:

- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Son documentos de escasa utilidad en ese momento, por ser temas cerrados. Pronto serán trasladados alarchivo inactivo.
- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. Es el lugar donde se guarda la documentación de forma definitiva, o hasta el momento en que prescriba la obligación legal de guardarla.

➢ Según el lugar de emplazamiento:

- Generales o centralizados:documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
• Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
• Personales: de cada puesto de trabajo para que puedaser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

➢ El archivo de gestión:

Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros...
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