El Archivo

1.-Selección Documental:
Es el proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total y se realiza sobre aquellos documentos que no tienen un evidente valor histórico y que no se ha definido desde un comienzo su destino final. La selección se efectúa con el propósito de dejar sólo una muestra representativade aquellas series documentales que puedan tener trascendencia histórica en razón a su impacto social y económico o por la importancia de las personas que intervinieron; por ejemplo, de los balances contables se podrían seleccionar sólo aquellos balances anuales y eliminar los mensuales, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central.
 
La selección documental permite:
-Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo.
 - Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora.
* Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
- Garantizar la conservación documental.
La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesarioestablecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaracionestributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas - hospitales, clínicas- etc.).Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar este proceso:-
 
La selección puedeaplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arribacitadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración.
La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series o que su valor informativo no amerita su conservación total.
  Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo. Los procesos deidentificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados.
Selección de Documentos
1. Valores primarios
2. Valores secundarios
Conservación: (el problema es cómo conservarlos) Porque aporten conocimiento sobre el origen, evolución,... de la institución.
 Originales: Es más sencillo, habitual con menos problemas sólo hay que
Contar con losrecursos necesarios tantos humanos, inmobiliarios,...
 Destrucción de los originales conservados mediante fotografía (reproducción, micrográfica documental o microfilm de sustitución): Ocupa menos espacio pero necesita de más recursos (máquinas, rollos,...) siendo mucho más caro. Además suscitan dudas sobre el valor probatorio y originalidad de los documentos.
 Destrucción de losoriginales conservados en soportes ópticos: Estos soportes tienen más capacidad de almacenamiento, más facilidad a la hora de la recuperación, pero también son muy costosos y suscitan dudas sobre su valor probatorio y original.
Documentos a conservar siempre:
- Documentos que permitan medir la eficacia o espacio de las actuaciones de
esa institución.
- Documentos que informen cómo funciona el...