EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS.

TEMA 6. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS.

Como ya se había mencionado en el capítulo anterior, el Departamento de Compras debe mantener un archivo de todas sus transacciones, en cual debe de contener los siguientes elementos:

La utilización del equipo de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) ha sido vista como la razón principal para incorporar todas lasactividades de la administración de materiales bajo una cabeza, llamada el Gerente de Materiales.

De esta manera se supera la posibilidad de conflicto en cuanto a los objetivos departamentales individuales y el flujo de información que resulta de los sistemas.

El seguimiento de la orden de compra es la que probablemente se transfiere primero de procedimientos manuales a procesamiento mecánicoo electrónico de datos. El índice de rendimiento es un sub-producto del sistema de seguimiento.

Es una recopilación estadística de los datos que fluyen del sistema de seguimiento y que proporcionan una evaluación objetiva tanto del proveedor como del comprador.
Relaciones con la organización.
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principiosbásicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos yservicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo quese refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

Producción.
Esta es la función del grupo comprometido en laelaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsablesde los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)
Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtengavalor óptimo.
Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de eseesfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor...