SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Relaciones con la organización
La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades
de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades
operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y
confiable de información entre los departamentos involucrados.

La información sobre el mercado proporcionauna indicación de la
producción esperada. Los pronósticos
confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las
requisiciones, la selección de proveedores, la
expedición de la orden de compra y la entrega de material pedido
toman un tiempo considerable. Los datos
anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor
precio. Si se observan las tendencias del
precio se puedenhacer por adelantado los inventarios de los artículos
que probablemente aumenten de precio.

El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones
recibidas. El departamento de compras emplea esta información para
evaluar el servicio de los proveedores. Cuando se retardan los
embarques, el departamento de compras establece contacto con el
proveedor para determinar la situaciónreal de los pedidos.
Se negocian el reembolso olas deducciones de los embarques
dañados en tránsito.

Control de calidad
En las últimas décadas se dio un significado muy especial a la calidad.
En tanto, nuevos conceptos tales como MRP(planeación de
requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la
cantidad, envío y aspectos de inventario de la administración de
materiales,también se requiere de una nueva actitud hacia la calidad.
Cuando no se dispone de seguridad en el almacén y se necesita que
los artículos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser
totalmente aceptable.

La calidad también se puede referir a que si un articulo se desempeña
a su uso verdadero a las especificaciones del solicitante original, sin
considerar si está de acuerdo con lasespecificaciones. Así con
frecuencia se dice que un artículo no es bueno o de mala calidad
cuando falla en su uso; aun cuando la requisición original o las
especificaciones hayan sido deficientes. Desde luego lo ideal se logra
cuando todos los insumos adquiridos pasan satisfactoriamente la
prueba de uso.

LA MEJOR COMPRA
La decisión sobre lo que se debe comprar abarca algo más
que equilibrar lasdiferentes consideraciones técnicas.
La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel
mínimo de adaptabilidad, pero toma en consideración el
costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y
la disponibilidad. Si el costo es demasiado prohibitivo,
se debe buscar otro artículo menos aceptable. O sui
cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo,
pero los únicosproveedores disponibles del artículo
técnicamente perfecto carecen de la capacidad adecuada de
producción o de la seguridad financiera u otras de existencia
comercial continuada, entonces se debe buscar otra
forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto.

La perspectiva de la administración, que ya está de moda desde hace
tiempo, era que la curva calidad –costo era similar a la curva decantidad de orden de lote económico o en forma de U. Bajo este
concepto se consideraba aceptable vivir con un nivel significativo de
defectos, porque se pensaba que pocos defectos aumentarían el
costo.
Sin embargo, este enfoque no es tan válido para el aspecto de las
compras hoy en día. Gracias a la teoría de Deming, Juran y Crosby
ahora se ha llegado a la filosofía de la calidad.

La calidadpresenta tres retos verdaderos para el abastecimiento. El
primero es aprender cómo aplicar los principios de calidad para
comprar por su propio desempeño. El segundo, cómo trabajar en
cooperación con los vendedores en el mejoramiento continuo de la
calidad. Y el tercero, es cómo tratar con la racionalización del
vendedor y de todo lo que implica.

La emergencia de la exigencia de la calidad como el...