Sistemas De Información Para Compras Y Abastecimientos

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Los procedimientos de compras se establecen básicamente para procesar la entrada de información del exterior de la función de compras, y generar la salida de información necesaria para otras funciones e instituciones fuera de la función de compras. Pocas funciones en los negocios tienen la amplitud de contactos, tanto dentro de la empresacomo con el medio externo, que tiene una función de compras integrada.
FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNA HACIA COMPRAS
Toda actividad funcional dentro de la empresa genera información y requiere de información del sistema de compras. En la figura 3-12 se presenta un diagrama de los flujos de información hacia el departamento de compras. La información enviada a compras se agrupa en las dos siguientescategorías principales.
1. Establecimiento de las necesidades de materiales y servicios que se obtienen internamente de la empresa.
2. Las necesidades de información disponible dentro de compras o la que se le puede obtener del exterior de la empresa.
La siguiente es una descripción breve de los flujos de información que aparecen en la figura 3-12.
Figura 3-12 Flujo de informacióninterna de compras

Ingeniería
Ingeniería

Producción
Producción
Planeación
Planeación
Pronóstico de ventas
Pronóstico de ventas

Presupuestos
Presupuestos
Control de producción
Control de producción

Control de finanzas
Control de finanzas
Productos nuevos
Productos nuevos
Control de inventario
Control de inventario

Contabilidad
Contabilidad
Control de calidad
Control decalidad

Departamento Jurídico
Departamento Jurídico
Recepción
Recepción
Compras
Compras

Planeación. Esta función proporciona a compras información relevante que se refiere a obtener los requerimientos a largo plazo de la empresa para instalaciones, materiales y servicios del exterior. Una planeación adecuada tiene importancia especial para prever las futuras necesidades de construcción yde materias primas en un abastecimiento insuficiente o en disminución.
Pronósticos de ventas. Los pronósticos de ventas, bien estructurados, son unas de las herramientas más útiles de las que dispone la planeación estratégica. Las operaciones comerciales alcanzan normalmente el mayor grado de eficiencia operacional cuando una planeación adecuada permite una adquisición ordenada y una programaciónde requerimientos. Cuando el departamento de compras tiene noticias anticipadas de las clases de materiales que posiblemente se requieran y en las cantidades aproximadas, éste está en una posición favorable para obtener el equilibrio óptimo entre las condiciones del mercado y las necesidades de la empresa.
Control presupuestal y financiero. La información, proporcionada por el departamento depresupuestos ayuda a coordinar la información asignada por planeación y por los pronósticos de ventas, y permite valorar cualquier restricción impuesta por el control financiero. Estas restricciones se pueden aplicar a expensas de la operación del sistema de compras, así como a las posibilidades de seguir otra política de inventarios diferente a la requerida de compras.
Contabilidad. La función decontabilidad proporciona información sobre pago a proveedores, estudios de costos de decisiones sobre comprar o vender y comparación de los costos reales con los presupuestados.
Jurídico. Como la función de compras es la actividad principal autorizada para llevar a cabo la firma de contratos por materiales y servicios externos, el departamento legal facilita información respecto a contratos yprocedimientos.
Ingeniería. La responsabilidad básica de ingeniería es informar que tiempos de materiales se necesitan y las especificaciones de calidad necesarias. El conocimiento correcto del departamento de compras para precisar las especificaciones, generalmente promueve una operación más efectiva de esta actividad en beneficio de la empresa.
Producción y control de producción. Este...