Elaboración Presupuestaria

Empieza un nuevo año… hagamos el Presupuesto!!!

Cuando el final del año se acerca debemos empezar a planificar, tanto en la vida personal como laboral, qué proyectos vamos a realizar en el nuevo año, en qué vamos a gastar, qué necesitamos comprar, con quién vamos a trabajar, qué variables externas pueden afectar mis decisiones, etc… apareciendo el Presupuesto como la herramienta ideal paracuantificar todas estas variables.

Para empezar un ejercicio de Presupuesto debemos responder al menos estas inquietudes con el fin de conocer la teoría que está detrás de la Formulación Presupuestaria:

¿Sabemos que es un Presupuesto?
¿Qué importancia tiene para una organización?
¿Cuáles son los pasos y quién debe hacerlo?

A continuación daremos respuesta a estas posiblesinterrogantes:

¿Qué es el Presupuesto?
Un presupuesto es un documento de trabajo que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto o inversión) y dinero que necesita generarse para cubrir los costos asociados con la operación y la utilidad (ingresos). Consiste además en una estimación realizada con ciertos fundamentos sobre las necesidades entérminos monetarios para realizar tu trabajo, en determinado tiempo.

Un Presupuesto no debe ser:
-Un documento que puede cambiarse a conveniencia sin analizar a fondo las razones y consecuencias de dichos cambios
-Un simple registro de los gastos del último año, con un porcentaje extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el procesopresupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
-El presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera, luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.

¿Por qué esimportante para una organización, proyecto o departamento tener un presupuesto?

El presupuesto es una herramienta administrativa esencial, porque:

- Te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.
- Te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga areplantearte tus planes de acción.
-Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
- Te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
- Constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastadoy recibido, pueden plantear preguntas:
¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mismos o mejores resultados?
¿Hemos gastado más dinero del que realmente necesitábamos en el pasado? Si fuera así, ¿podemos evitarlo en el futuro?.

¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y deresponsabilidad. La capacidad de organización para conseguir lo que habías planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
Comprender los valores, estrategias y planes de la organización o proyecto;
Comprender el significado de rentabilidad y costo/eficiencia
Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

Elpresupuesto es elaborado por cada uno de los departamentos de la Organización, en cierto tiempo o período, por eso es considerado como un trabajo en equipo, ya que al final han de ser consolidados dentro de un presupuesto general para la Organización.
Esta tarea es apoyada por el Gerente de Presupuesto, quien es el encargado de asesorar y supervisar su preparación; ya que es quien posee mayores...