Ensayo Gestion Documental
Páginas: 3 (573 palabras)
Publicado: 21 de septiembre de 2012
NOMBRE: BEATRIZ CARABALLO RODRIGUEZ
FECHA: SEPTIEMBRE 18 DE 2012
ACTIVIDAD: APRENDIZAJE
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Podemos definir la gestión documental comoel conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y gestionar los documentos de una empresa o compañía con el objetivo de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.
Laadministración documental en las empresas, es una herramienta optima para aprovechar la información.
También podemos decir que la administración documental es el conjunto de actividades dirigidas almanejo, tratamiento y organización de los documentos desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.
El tratamiento documental comprendevarias tareas: la clasificación, la descripción, la conservación y la recuperación.
La clasificación implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa. Puede ser orgánica o funcional,según prime el organigrama o las funciones de la misma.
La descripción, por su parte, es el conjunto de datos que identifican un documento. Aquí deben determinarse los distintos campos, como laubicación física, la fecha o el contenido. “Hay que utilizar los mismos términos para facilitar la búsqueda de documentos y no generar confusión”.
Respecto a la conservación, se tiende a los dos extremos:guardar toda la documentación o desprenderse de ella en cuanto se ha utilizado. “Hay que saber ser selectivos en la conservación de documentos”.
Por último, la recuperación es el resultado que evalúalas anteriores tareas. “La finalidad de la gestión documental es recuperar los documentos lo más rápido posible”. La capacidad de controlar la información y recuperar la documentación ofrece unaexcelente imagen de cara al cliente.
En el caso que nos ocupa, en la labor que desempeño temporalmente, el objetivo desde un comienzo fue la organización total del archivo jurídico.
Este archivo...
FECHA: SEPTIEMBRE 18 DE 2012
ACTIVIDAD: APRENDIZAJE
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Podemos definir la gestión documental comoel conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y gestionar los documentos de una empresa o compañía con el objetivo de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.
Laadministración documental en las empresas, es una herramienta optima para aprovechar la información.
También podemos decir que la administración documental es el conjunto de actividades dirigidas almanejo, tratamiento y organización de los documentos desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.
El tratamiento documental comprendevarias tareas: la clasificación, la descripción, la conservación y la recuperación.
La clasificación implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa. Puede ser orgánica o funcional,según prime el organigrama o las funciones de la misma.
La descripción, por su parte, es el conjunto de datos que identifican un documento. Aquí deben determinarse los distintos campos, como laubicación física, la fecha o el contenido. “Hay que utilizar los mismos términos para facilitar la búsqueda de documentos y no generar confusión”.
Respecto a la conservación, se tiende a los dos extremos:guardar toda la documentación o desprenderse de ella en cuanto se ha utilizado. “Hay que saber ser selectivos en la conservación de documentos”.
Por último, la recuperación es el resultado que evalúalas anteriores tareas. “La finalidad de la gestión documental es recuperar los documentos lo más rápido posible”. La capacidad de controlar la información y recuperar la documentación ofrece unaexcelente imagen de cara al cliente.
En el caso que nos ocupa, en la labor que desempeño temporalmente, el objetivo desde un comienzo fue la organización total del archivo jurídico.
Este archivo...
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