Ensayo importancia de evaluar los procesos administrativos

“El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.” Esta es la definición de proceso administrativo que nos dan los autores del libro Fundamentos de la Administración, Munch & García.
Es una definición sencilla pero muy completa, de ahí podemos definir porque es importante evaluar los procesosadministrativos de las empresas, ya sean públicas o privadas.
Si alguna de esas etapas o fases presenta fallas, puede perjudicar la administración de la empresa y por lo tanto los resultados no serán los mejores, en perjuicio de los objetivos de la compañía.
De ahí la importancia de evaluar periódicamente los procesos administrativos previamente establecidos en la empresa, con la finalidad deimpulsar el crecimiento de la organización.
Para esto se debe evaluar si para la ejecución de dicha evaluación se debe recurrir a auditores internos, externos o equipos combinados.
En el primer caso se debe designar a personal de la propia organización para integrar al auditor o equipo que se encargará de la aplicación de la auditoría. En el segundo caso, la organización debe analizar, de acuerdocon las condiciones del trabajo, la contratación de auditores externos. En el último caso, se puede optar por formalizar el apoyo externo, respaldado por auditores de la propia organización para conformar un solo equipo de trabajo.
La finalidad de recurrir a auditores para la evaluación de los procesos administrativos es detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia decada una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la evaluación, el método a utilizar será diferente.
El auditor administrativo debe examinar cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes para hacer una evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría yprincipios de la administración.
Es importante evaluar los procesos administrativos de la empresa no solo en los periodos de crisis, también es importante hacerlo en los momentos de éxito, ya que también para ello hay que estar preparado.
Cuando una empresa pasa por el periodo de cambio de pequeña a mediana o de ésta a grande presenta momentos críticos los cuales deben evaluarse y prepararse pararecibirlos y afrontarlos con efectividad. Primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para la cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.
En este punto los procesos administrativos deben ser evaluados, ya que no es lo mismo haberlos creado para una empresa de determinadas magnitudes ycapacidades y de repente cambiar el sistema para tener mayor capacidad. Es todo un proceso que debe tomarse en cuenta. Además se tiene que evaluar si es viable de acuerdo a los cambios externos.
“En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los cambios de importancia que puede experimentar laempresa, siempre habrá necesidad de modificaciones de los mismos”.
Además de los cambios de importancia que puede experimentar la empresa, también pueden presentarse cambios en el mundo exterior a la compañía; la tecnología esta avanzando a pasos agigantados, las necesidades de las personas también. Así que tenemos que estar al día en la información relevante en el mundo. En todos los aspectos:financiero, social, humano, ecológico, etc.
Los procedimientos y funciones elaborados previamente en cualquier empresa deben revisarse con frecuencia ya que los errores que no encontramos a tiempo pueden ser muy dañinos para el sistema. Además de ocasionar pérdidas también pueden ser los causantes de cierres de compañías.
En la etapa de planeación la evaluación juega un papel muy importante ya que...