Ensayo importancia gestion documental

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SENA VIRTUAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ENSAYO IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

MARTHA ISABEL URÁN BETANCOURT

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

QUEES LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

Se define como administración documental, a todos los actos que intervienen en el manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creación,adquisición, recepción, control, consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, restauración, transferencia, valoración y disposición final de documentos de interéspúblico a lo largo de su ciclo vital, así como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación;

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓNDOCUMENTAL

La importancia el papel como documento, teniendo en cuenta la nueva tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y así mismo el papel físico, se hace necesariopara muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, perono los elimina ni los obvia.
La administración documental, aporta una solución que brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos deforma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
Otros beneficios:
•Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
• Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
• Automatización de flujos de trabajos ymonitoreo en tiempo real del estado de un trámite.
• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.
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