Importancia de la gestión documental
Páginas: 4 (829 palabras)
Publicado: 19 de septiembre de 2010
LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: SU IMPORTANCIA EN LAS ENTIDADES.
María Fernanda González Rojas
La administración documental se ha implementado en las entidades tanto del orden público comoprivado, con el fin de organizar la información producida, teniendo en cuenta que es parte del bien intangible más valioso dentro de ésta y hacer más eficientes las tareas propias de cada dependencia. Deigual manera se deben organizar los archivos para dar cumplimiento a la ley, ya que los archivos son los garantes de la legalidad y transparencia de las entidades, son la base para tomar decisiones,hacer proyecciones y lograr eficacia en las actividades diarias.
Como punto de partida es necesario conceptualizar términos como archivo y documento, con el fin de comprender el concepto deadministración documental. Por lo tanto iniciaré mencionando la ley colombiana 594 de 2000 donde se define el archivo como “Conjunto de documentos […] acumulados en un proceso natural por una persona o entidadpública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o comofuentes de la historia”. De esta manera, se entiende que las entidades tienen el deber de conservar sus archivos para la consulta, y como testigo de un hecho ocurrido en alguna época de la entidad.De igual manera, el archivo se puede entender como un conjunto de documentos en formatos físico o electrónico que se ha producido con el fin de registrar el quehacer de una entidad y que sonorganizadas bajo unas técnicas que facilitan su administración, conservación y consulta. Así pues, la administración documental se encarga de organizar y gestionar el archivo para hacer más eficiente y efectivosu manejo y organización, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción, utilización y conservación.
Por lo...
María Fernanda González Rojas
La administración documental se ha implementado en las entidades tanto del orden público comoprivado, con el fin de organizar la información producida, teniendo en cuenta que es parte del bien intangible más valioso dentro de ésta y hacer más eficientes las tareas propias de cada dependencia. Deigual manera se deben organizar los archivos para dar cumplimiento a la ley, ya que los archivos son los garantes de la legalidad y transparencia de las entidades, son la base para tomar decisiones,hacer proyecciones y lograr eficacia en las actividades diarias.
Como punto de partida es necesario conceptualizar términos como archivo y documento, con el fin de comprender el concepto deadministración documental. Por lo tanto iniciaré mencionando la ley colombiana 594 de 2000 donde se define el archivo como “Conjunto de documentos […] acumulados en un proceso natural por una persona o entidadpública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o comofuentes de la historia”. De esta manera, se entiende que las entidades tienen el deber de conservar sus archivos para la consulta, y como testigo de un hecho ocurrido en alguna época de la entidad.De igual manera, el archivo se puede entender como un conjunto de documentos en formatos físico o electrónico que se ha producido con el fin de registrar el quehacer de una entidad y que sonorganizadas bajo unas técnicas que facilitan su administración, conservación y consulta. Así pues, la administración documental se encarga de organizar y gestionar el archivo para hacer más eficiente y efectivosu manejo y organización, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción, utilización y conservación.
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