Entendimiento De Compras

Entendimiento de compras cuentas por pagar

Las normas profesionales requieren que obtengamos una comprensión de los flujos de transacciones suficiente para identificar y comprender: a) las clases mayores de transacciones en las operaciones del organismo; b) cómo se inician tales transacciones; c) registros contables, documentos de respaldo y cuentas significativas en los estados financieros,y d) el proceso de reporte de información contable y financiera, desde la iniciación de las transacciones significativas y otros eventos hasta su inclusión en los estados financieros.

Cuentas Relacionadas

Compras y Cuentas por Pagar tienen típicamente un efecto significativo sobre las siguientes cuentas (modifica los nombres de las cuentas según el caso y lista aquellas que no estánincluidas):

• Bancos • Cuentas por Pagar
• Gastos

Pasos Principales en el Flujo de Transacciones de Compras y Cuentas por Pagar

Documenta a continuación el(los) cargo(s) de la(s) persona(s) responsable(s) de cada paso en el flujo de las transacciones. Para ayudar a asegurarse que al hacer nuestras evaluaciones de riesgos y desarrollar nuestro programa de auditoría damos consideraciónapropiada a los efectos del procesamiento computarizado, indica aquellos pasos que involucran procesamiento computarizado colocando una “X” en la columna para cada paso apropiado.

Paso del Proceso Ejecutado Por –
(Solamente el Cargo) IT/Confiabili-dad en datos electrónicos?
Quien prepara las requisiciones de compra Depto. Solicitante
Quien aprueba las requisiciones de compraDirector General y el Director de Administración
Se emiten órdenes de compra No aplica
Quien recibe las mercancías, quien la inspecciona, quien lo aprueba Depto. Recursos Materiales
Se prepara un informe de recepción (formatos de entradas y salidas de almacén) Depto. Recursos Materiales
Recibo de inventario (materiales) registrado en el sistema de inventario perpetuo No aplicaFactura recibida y comparada con la requisición de compra Depto. Recursos Materiales
Factura revisada en cuanto a corrección, código de cuenta asignado y transacción registrada en el sistema Depto. Recursos Financieros X
Se produjo el diario de compras Depto. Recursos Financieros X
El diario de compras se resumió y se posteó en el Mayor General y el detalle de acreedores (CxP)Depto. Recursos Financieros X

Proporciona cualesquier otros detalles necesarios para comprender el inicio, proceso, registro y reporte de las transacciones y ajustes de Compras y Cuentas por Pagar:

El personal de cada área o Delegación Municipal solicita el producto o el insumo que le sea de su necesidad por medio de una requisición de compra, esta es enviada al área de Recursos Materialespara su análisis, misma que es enviada a la Dirección de Administración y Finanzas para su visto bueno posteriormente se pasa a la Dirección General para su autorización, una vez autorizada se realizan cotizaciones con tres proveedores para buscar el proveedor de mejor calidad y precio, ya encontrado el proveedor se solicita el producto, se recibe la mercancía en el área de Recursos Materiales loscuales tiene la responsabilidad de verificar que el producto llegue en buen estado, así mismo coteja la requisición de compra con el producto recibido y la factura verificando que no existan diferencias con lo solicitado y lo recibido, una vez recibido el producto el área de Recursos Materiales le da entrada y salida al almacén simultáneamente, lo cual no origina ningún registro contable; el áreade Recursos Materiales elabora una solicitud de recursos, misma que es turnada al área de planeación para su registro presupuestal para posteriormente pasar a la Dirección de Administración para su aprobación finalizando en Recursos Financieros para la elaboración del pago correspondiente.
Las compras que rebasan los montos establecidos por el comité intersecretarial ($40,001) se someten al...