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En el pago de incapacidades a los trabajadores de una empresa, se pueden presentar tres situaciones que implican contabilizaciones diferentes.
En primer lugar, si la incapacidadcorresponde a los tres primeros días que debe pagar la empresa, esta se contabiliza en la cuenta 510524 o 520524. Recordemos que los tres primeros días de incapacidad deben ser pagados porlas empresas y no por la EPS, de modo que para la empresa será un gasto de personal.
En segundo lugar, se puede presentar la situación en la que la empresa pague la incapacidad y luegodescuenta a la EPS el valor correspondiente a al EPS
o simplemente exija su reintegro. En este caso, el pago de la incapacidad al empleado, no debe contabilizarse como un gasto, sinocomo una cuenta por cobrar a la EPS, y cuando la EPS reintegre el valor correspondiente, se acredita la cuenta por cobrar contra la cuenta de caja o bancos.
La empresa puede optartambién por descontar el valor de la incapacidad pagada, del valor de las cotizaciones mensuales a la EPS, caso en el cual se acredita la cuenta por cobrar a la EPS y se debita larespectiva cuenta del pasivo correspondiente a los aportes a salud, es decir, se hace un cruce de cuentas con la EPS.
En tercer lugar, se puede presentar que la incapacidad que debe pagar laEPS es pagada por la empresa, y contabilizada como gasto, pero luego la EPS reintegra esos valores, caso en el cual no se debe acreditar la cuenta del gasto, sino que se debe tratar comouna recuperación de deducciones.
Es importante recordar que por regla general las cuentas de de gastos no se acreditan y las de ingresos no se debitan; en caso de presentarse un errorse puede anular el comprobante que se utilizó para realizar el registro, o se trata como ingreso si se trata de un gasto equivocado, o como gasto si se trata de un ingreso equivocado.