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COMPROBANTES DOCUMENTOS MERCANTILES
Los Comprobantes son la fuente de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa. (Mercedes, 2007)
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente larealidad de dicha operación. (www.wiener.edu, s.f.)
Los documentos mercantiles proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a los registros contables y son utilizados como referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal. Estos se clasifican en:
1. Documentos Negociables.- Son aquellos que completan la actividad comercial y generalmente se utilizan para cancelar una deuda, pagagarantizar una obligación, para financiar una obra, los más utilizados son: cheques, letra de cambio, pagarés, bonos, acciones, hipotecas, etc.
2. Documentos No Negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la empresa, son de uso diario, constante y corriente, los más utilizados son: factura, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, nota de débito, Nota de crédito,papeleta de depósito, recibo, vales, roles de pago, etc. (Mercedes, 2007)
Normas para la elaboración de los documentos comerciales:
a) Claridad en la escritura: todo documento se redactará con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos y no se permiten errores.
b) Numeración: Es una condición necesaria enumerar previamente.
c) Copias: Además del original que es parael cliente se debe agregar una o más copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
d) Escritura de cantidades: Las cantidades totales que se refieren al valor de los artículos se deben escribir en números y letras.
e) Subrayado: Los totales de las sumas en facturas, notas de débito, notas de crédito, papeletas de depósito, etc. deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.
f)Espacios en blanco: Los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades, deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no se pueda agregar nada.
g) Rectificaciones: Cualquier error cometido, ya sea en el nombre o en la cantidad se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo. (Mercedes, 2007)
Cheque:
El cheque debe contener el mandato puroy simple de pagar una suma de dinero, es pagadero a la vista. Las personas que intervienen son las siguientes:
a) Girador: Es la persona que gira el cheque, que lo firma y que ordena el pago.
b) Beneficiario: Es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el cheque
c) Girado: Es la institución autorizada legalmente por la Superintendencia de Bancos, donde el girador tiene su cuentacorriente. (Mercedes, 2007)
Letra de cambio:
Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en determinado tiempo y lugar, el valor que se indica en el documento; es de gran importancia en los negocios cuya actividad económica consiste en comercializar mercaderías. Las personas que intervienen son las siguientes:
a) Girador: Es la persona que ordena pagar o el acreedor.
b)Girado: Es la persona a quien va dirigida la letra y que es la que debe pagar.
c) Tenedor: Es la persona que cobra la letra, la que tiene en su poder la letra.
d) Garante: Se constituye solidariamente responsable con el deudor. (Mercedes, 2007)
Pagaré:
Es una promesa escrita de pagar cierta cantidad de dinero a una persona determinada en el documento, en una fecha determinada; garantiza elcumplimiento del pago por parte del deudor, así mismo, facilita los actos de comercio que se realizan en la sociedad. Las personas que intervienen son las siguientes:
a) Beneficiario: Es la persona a la que se le debe un determinado valor.
b) Deudor: Es la persona que con su firma, acepta el documento y está obligada a cancelarlo a su vencimiento.
c) Garante: Es la persona que abaliza el pago que...