ETAPAS DE NEGOCIACIÓN: PRENEGOCIACIÓN

LA PRENEGOCIACIÓN O PREPARACIÓN

Comprende un conjunto de actividades y acciones preparatorias tendientes a conducir las etapas posteriores de una manera profesional. Esta fase tiene un período de comienzo y conclusión, cuya duración varía de acuerdo a la naturaleza de la negociación. En algunos casos esta actividad es permanente, por ejemplo cuando es ejercitada por representantesoficiales en foros internacionales de negociación continua como la ONU, la OMC, etc. Es una etapa que se caracteriza por acciones de inteligencia, es decir búsqueda y análisis de información. Este elemento servirá de insumo para la identificación del problema y la fijación de posiciones negociadoras.

Existen muchas ocasiones en que las partes no perciben la necesidad de negociar o no quierenhacerlo; en esas circunstancias ha resultado muy útil la figura del interveniente conocido como “broker” o facilitador, cuya función básica es instar e inducir a las partes a iniciar un proceso de negociación. Esta actividad es típica de organismos internacionales, que además podrían cumplir posteriormente funciones de mediación o arbitraje, ofreciendo su propio foro para que las tratativas serealicen. El resultado potencial de una negociación se encuentra también condicionado por el “timing” en que la misma se inicia. Las “circunstancias” cambiantes hacen que siempre exista un momento inicial mejor u óptimo, que las partes tratan de aprovechar. La situación presente, y su perspectiva futura, son factores fundamentales para la actitud de las partes en relación con el comienzo de unanegociación. Es bastante frecuente, también, que una o más partes coloquen ciertas precondiciones para iniciar un proceso de negociación. Este argumento puede ser empleado cuando las partes no tienen interés en negociar.

Las negociaciones pueden clasificarse, desde el punto de vista de su formalidad en:

a) Estructurada. – Es una negociación donde las “reglas del juego” del proceso denegociación se encuentran definidas en sus mínimos detalles.
b) No estructuradas. – Es todo lo contrario a las negociaciones estructuradas. Las partes, de común acuerdo, van fijando los parámetros durante el proceso, lo cual tiene la ventaja de la libertad y la flexibilidad pero, por otro lado, puede transformarse en un factor adicional de conflicto cuando la negociación está en curso.

Elelemento fundamental en la estructura de la negociación es la “agenda”, cuyo contenido define aspectos sustantivos tales como, temas a negociarse, orden de tratamiento, local de realización, fecha de comienzo y de conclusión, intervinientes directos y de apoyo, etc. La “agenda” entonces constituye un aspecto fundamental de la negociación y condiciona el resultado, por lo cual las partes deben asignarlea la discusión de la misma la importancia que merece.

El proceso de negociación, como mecanismo de viabiliazación de transacciones y solución de conflictos, tiene un costo medido por una serie de factores como los siguientes:

a) Horas hombre de las personas que van a componer el equipo negociador.
b) Horas hombre de personal de apoyo de la propia organización que participa en lasdiferentes etapas del proceso, pudiendo ser personal técnico o administrativo.
c) Horas hombre (honorarios) de consultores contratados para proporcionar información o asesoría durante la etapa de preparación, y también durante las etapas posteriores.
d) Horas hombre (honorarios) de intervinientes que facilitan el proceso de beneficio de ambas partes, incluyéndose aquí figuras tales como el“facilitador”, el “formulador de reglas”, el “mediador” y, eventualmente, el “arbitro” si sus servicios fueran requeridos”.
e) Gastos de traslado si el equipo de negociadores debe viajar a otro local. Aquí habría que considerar costos de pasaje, hoteles, comidas y misceláneos.
f) Gastos de comunicación por télex, teléfono, fax, y otros.
g) Gastos de asesoría legal en aspectos de redacción de...