Evaluacion De La Eficiencia De Compra

CAPITULO XII
Evaluación De La Eficiencia De Compras
El funcionamiento de una entidad, es importante para medir la eficiencia de las dependencias que la componen y del personal que sirve en ellas. Tratándose de compras, elemento a través del cual se realizan constantes desembolsos de dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el funcionamiento de la entidad. Por medio deella pueden:
* Comprobar la manera eficaz como realiza su tarea.
* Constatar si alcanzaron los objetivos que se le fijaron.
* Medir el trabajo del jefe de compras y su personal y los resultados que se obtienen de dicho trabajo.
Para el jefe de compras es conveniente que conociendo los procedimientos de evaluación, pueda él mismo medir y analizar su propio trabajo y el de sussubordinados y constatar los resultados que logra para determinar para determinar la eficiencia de la dependencia que dirige.
1. Asignación De Objetivos
La fijación de estos objetivos tiene como ventaja el definir metas específicas que deben alcanzarse en un tiempo dado, las que se asignan a los diferentes elementos, de manera que estos sepan perfectamente la finalidad de su labor y se sientanmotivados a establecer, inclusive, metas u objetivos propio, con lo cual es más fácil la evaluación del rendimiento, tanto en forma departamental como individual.
La asignación de objetivos pueden llevarse a cabo mediante la selección de respuestas a preguntas sobre tareas y actividades de la dependencia de compras, como por ejemplo:
* Es posible reducir el costo de comprar ¿en cuánto o en quérangos?
* ¿cuánto tiempo diario emplea visitar proveedores y que resultados tiene? ¿cómo puedo mejorarlos?
Las respuestas a estas y otras preguntas en relación a la labor de compras pueden hacerse, permitiendo al jefe de la dependencia y a los propios trabajadores, fijarse objetivos y posteriormente medir resultados, en función a lo que se haya alcanzado de dichas metas.
La fijación oestablecimiento de estos objetivos, en la forma descrita, puede realizarse con mejores resultados si el jefe de compras y sus trabajadores, mediante la acción conjunta, analizan las preguntas y seleccionan los objetivos-respuestas, teniendo en cuenta loa actividades a realizar y los errores que están cometiendo en el desempeño de ellas.
2. Índices De Medición De Eficiencia
Permite medir laeficiencia de la dependencia de compras y su actuación en beneficio de la entidad en su conjunto. Para realizar esta medición, se requiere extraer de los informes que se emiten en la empresa, determinados datos en relación a cantidades y montos de adquisición, consumo, ventas, etc. Los permitirán mediante simples operaciones aritméticas encontrar los mencionados índices de medición. Al realizar estosprocedimientos se puede observar el progreso o deterioro que se produce en la dependencia de compras o en algunos de sus elementos.
3.1 Datos Por Obtener
3.2.1 órdenes de compra
En relación con las órdenes de compra que emite la dependencia, existen gran variedad de datos que indican la actividad realizada por ella y su personal, así como su magnitud. Así se tiene:
Total de órdenesde compra emitidas en el año, las que se pueden clasificar en función de su valor, teniendo en consideración los montos por orden de compra y como se considera el valor de las adquisiciones, de manera de definir lo que es pequeño, mediano o grande; dependiendo esta definición de la empresa y su tamaño.
Otra forma consiste en clasificarlas en relación con la urgencia de adquisición, de manera decontar con datos sobre el número de órdenes de compra procesadas como urgentes, esto permitirá apreciar cual es la dependencia que no planea su trabajo con tiempo y se deja sorprender por los imprevistos, aumentando la labor de compras.
Por último se puede clasificar las órdenes de compra en relación a la atención que se le ha dado de manera de definir:
* Número de órdenes de compra...