EVALUACION DE SERVICIO

Con relación a la Evaluación que se efectúo hace unos días entre la Comunidad Universitaria se realizó una Junta con el Director de Finanzas, y el personal involucrado en el área de Caja; con la finalidad de detectar las causas por las cuáles se obtuvieron esos porcentajes en las preguntas y con base en ello, hacer algunas propuestas y compromisos para la mejora del Área.

ANÁLISIS DE CAUSASDE LA EVALUACIÓN
Se analizó punto por punto las causas del por qué se evalúo al área con determinados porcentajes llegando a las siguientes conclusiones:
LENTITUD EN EL SERVICIO
• Existe falta de información respecto a algunos de los cobros que no son comunes, ya que en algunas ocasiones no se tiene la confirmación si se llevara a cabo o no la actividad, o bien no se respetan las fechas límitepara cada proceso, lo que implica estar averiguando si aún se permite el pago al alumno.
• En los días límite de pago ya sea colegiatura o reinscripciones, que es cuando más se satura el servicio, el cajero tiene que atender aclaraciones en el momento y no se puede enfocar a su función principal que es el cobro.
• El servicio de internet sigue siendo lento, aún no cumple con la velocidad quese requiere para agilizar el proceso de cobro.
• En los meses anteriores a la evaluación se presentaron problemas con el internet en el plantel en general, esto puede haber provocado la mala impresión.
• Los alumnos tienden a realizar el pago en las fechas límite lo que ocasiona largas filas y por ende, la impresión de que el servicio es lento.
• También hay una tendencia en solicitar conveniosen el último día de pago, lo que implica que el cajero tenga que atender estas solicitudes para posteriormente canalizarlas con el área de Cuentas por Cobrar, en el caso de Plantel deben ser atendidas en el momento por el Cajero.
• El Cajero tiene que estar atendiendo a la vez las llamadas para responder las solicitudes vía telefónica y en el caso de que sean aclaraciones, implica mayortiempo en la atención y el descuido de la persona que está esperando en ventanilla.
• Para la impresión de referencias o facturas electrónicas, en el caso de, el Cajero se tiene que trasladar al acceso de la oficina de Administración para la impresión, si aunamos la lentitud del internet, o alguna incidencia como falta de papel o que se esté imprimiendo otros documentos del área, implica tiempo que elcajero no está en la ventanilla y causa la impresión de un servicio ineficiente.





NO LLEGAN LAS FACTURAS
• El sistema está diseñado para que se envíen las facturas inmediatamente después de haberlas generado, per o en efecto, se han recibido comentarios de que reciben el correo pero no reciben los archivos adjuntos, aunque esto no sucede en todos los casos.
• Hay casos que no sonreportados hasta que van a requerir las facturas para su contabilidad.
• El sistema guarda los datos fiscales desde la primera ocasión que se ingresan, pero en el caso del correo electrónico no ejecuta la misma acción, lo que implica estar solicitándolo cada ocasión y puede provocar que por la omisión de una letra o error no llegue a su destinatario.

PODER PAGAR EN EFECTIVO
• Por seguridad dela institución y de los propios alumnos se deberá insistir en el pago en el banco de las colegiaturas, consideramos que este punto no es negativo, por el contrario, habla de la labor que se está realizando para evitar que los pagos se realicen en efectivo.
• Se han recibido quejas de que en las sucursales de Bancomer les han cobrado comisión, por no ser cuentahabientes, por lo que insisten enhacer el pago de efectivo, sin embargo, para estos casos se les sugiere que paguen en Banamex, o bien otro medio de pago como es tarjeta o cheque.

MALA ATENCIÓN DEL PERSONAL
• La barrera del vidrio en la ventanilla es un factor que influye en la comunicación con la persona que está haciendo el pago, en particular cuando los alumnos se encuentran en su descanso o en alguna actividad fuera de...