Factores Del Entorno

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE GUERRERO
UNIDAD ACADEMICA DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

MATERIA: ADMINISTRACION V
NOMBRE DEL MAESTRO: DAVID RUMBO ALEJANDRI
NOMBRE DEL ALUMNO: JONATHAN VALENTE MONICO
MATRICULA: 06174590

3. GESTION DOCUMENTAL
OBJETIVOS
* Entender la forma en que la gestión documental facilita que la información se comparta y aproveche con mayor eficiencia como un recursocolectivo.
* Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
* Comprender el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas operativas y le permiten concentrarse en actividades más productivas.
* Aumentar la conectividad de la organización con su entorno, en particular con su grupo deintereses.

INTRODUCCION
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello, la gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo. De otra suerte, se proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevaciónde costos administrativos y materiales. Debido al gran volumen de información que existe en toda la organización, se hace imprescindible contar con un medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Una vez que se organiza y almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización.CONCEPTO
Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento.
OBJETO
Representa el vehículo de trasmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro yfuncional, toda vez que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta para efectos legales Y/o administrativos.
PROPOSITO
* Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.
* Identificar y protegerinformación vital.
* Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimiento.
* Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
* Evaluar la gestión documental de la organización.

ENFOQUES
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoqueclásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño de la empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos& externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de la calidad.
ENFOQUE CLASICO
Importancia De Las Formas Impresas
Por lo general las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requiere documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de maneradirecta tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:
* Su contenido
* La cantidad que representan
* El costo que representan
* El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
ANALISIS
Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido...