Fondos Documentales

LA REPRESENTACIÓN DE LAS AGRUPACIONES DE FONDOS DOCUMENTALES
Pedro López Gómez

Resumen
En los archivos históricos poseedores de varios fondos y colecciones documentales, el tratamiento de éstos ha experimentado una renovación total con la aplicación del principio de procedencia, que ha permitido identificar e independizar cada uno de dichos fondos y sus series documentales, estableciendo lasagrupaciones documentales más convenientes, en distintos niveles, para su posterior descripción normalizada. La utilización de la norma ISAD(G) se ha generalizado en estas tareas. Sin embargo, la organización de la Archivalía (el Archivo como conjunto de fondos y colecciones), y su posterior descripción conjunta tropiezan con ciertas dificultades, pues las agrupaciones utilizadastradicionalmente, llámense secciones, grupos de fondos o similares, no responden, muy a menudo, al principio de procedencia, y su descripción en las guías deja fuera elementos que están mejor recogidos en la ISAD(G). Hay que normalizar, por tanto, las agrupaciones por encima del fondo, creando cuadros de clasificación generales del Archivo que respondan a dicho principio, y resolver los problemas que plantea laaplicación de la norma ISAD(G) a su descripción, en cierta manera similar a los planteados al describir con ella colecciones documentales.

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1. INTRODUCCIÓN: EL ARCHIVO-INSTITUCIÓN Y LA ARCHIVALÍA Se ha llegado a un consenso general, en el campo de la Archivística, en relación con el tratamiento de los archivos históricos, custodios con mucha frecuencia de distintos y múltiples fondos ycolecciones documentales, con la aplicación del principio archivístico por excelencia, el de procedencia. Este principio permite identificar e independizar cada uno de los fondos documentales, y las agrupaciones de que se componen, - siendo la serie el más significativo de los niveles de dichas agrupaciones -, existentes entre el documento y el fondo, y que plasmaremos en el cuadro de clasificación decada fondo documental. Estos niveles, a su vez, permiten una representación, es decir, una descripción, jerarquizada, interrelacionada y diferenciada en cada uno de ellos, en cuanto a intensidad y contenido informativo, yendo de lo más general a lo más específico. La norma internacional de descripción archivística ISAD(G)1 permite efectuar este tipo de descripción, y consecuentemente, facilita elintercambio de información, y el acceso por navegación jerarquizada a través del cuadro de clasificación del fondo, y el acceso horizontal a través de descriptores y de nombres de personas, familias e instituciones, cuya normalización nos facilita la norma ISAAR(CPF)2. Así pues, aparentemente, ha quedado resuelto el principal problema para el intercambio y comprensión de las informaciones, hastael nivel del fondo documental, incluido, y esto salvando el hecho de que no está tan claro que contenido damos a palabras de utilización frecuentísima, pero que a menudo usamos con significaciones o con matices diferenciados, incluso dentro de un mismo país: archivo, procedencia, fondos, tratamiento, identificación, agrupaciones documentales, clasificación, descripción, etc. Pongamos como ejemploel concepto de archivo, cuyo significado y valor en diversas lenguas y países se había encargado en su día de señalar Elio Lodolini como
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística: adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999 / [Versión española de Asunción de Navascués Benlloch].- 2ª ed.- Madrid:Subdirección General de Archivos Estatales, 2000. 2 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. Preparada por la Comisión ad hoc de Normas de Descripción. Paris, Francia, 15-20 noviembre 1995 (Versión definitiva aprobada por el CIA).- Madrid: Ministerio de Educación y Cultura....